1-8.02.00. Справочники для ведения бухгалтерского учёта

Бухучет → Справочники
   или
Справочники → Бухучет

План счетов. Корректные корреспонденции. Аналитический учет

Описание данных справочников, как и порядок формирования Рабочего Плана счетов, см. далее.


Банковские счета

Организация может открыть в одном кредитном учреждении несколько счетов: расчётный, депозитный, валютный, ссудный и т. п. Кроме того, счета могут быть открыты организации далеко не в одном банке.

Справочник «Банковские счета»:

Вид справочника представлен на рис. 1:

рис. 8-1
рис. 1
Информация Непосредственно из интерфейса справочника можно сформировать «Справку о рублёвых счетах» (кнопка слева внизу).

Классификатор банковских счетов можно организовать как удобно. Например, можно выстроить иерархию счетов по их типам, или же по банкам, или по видам валют, или как иначе. На рис. 1 построение узлов 2-ого уровня классификатора списков произведено по типам счетов.

Для актуализации списка счетов используются команды меню «Действия» или пиктограммы.

Например, для добавления в список объектов новой записи следует нажать кнопку Добавить Добавить, после чего заполнить поля в открывшемся окне «Банковский счёт» (рис. 2).

рис. 8-2
рис. 2

Благодаря встроенному в ПК справочнику банковских идентификационных кодов при вводе значения БИК в соответствующее поле рис. 2 остальные реквизиты банка заполнятся в соответствующих полях автоматически.

Если банковские реквизиты вносятся в форму вручную, и при вводе информации допущена ошибка, Система её отметит текстом со шрифтом красного цвета; например, для поля «Номер счёта» записью «Ошибка контрольного ключа» (неправильная цифра вслед за кодом валюты).

На вкладке «Дополнительно» на странице «Настройки печати пл. поручения» можно указать полное наименование организации или ИП для обычных платежей и для платежей по налогам и взносам. Например, для ИП в обычном платеже указать «Иванов И. И. (ИП)», а в налоговом — «Иванов И. И. (ИП) // Адрес местожительства //»).

Поле и вкладка «Непрямые расчёты»

Если существует ситуация, когда один банк А имеет счёт типа ЛОРО другого банка Б у себя или свой счёт типа НОСТРО в другом банке Б, расчётный счёт организации открыт в банке Б, а наличная выручка, к примеру, инкассируется в банк А, то счёт в банке А и будет использоваться для непрямых расчётов, к примеру, для перевода суммы инкассированной выручки из банка А в банк Б.

При проставленной галке в поле «Непрямые расчёты» закладка «Банк для непрямых расчётов» (рис. 8-2) становится активной, заполняется аналогично.

Подобрать из Справочника БИК

Заполнить реквизиты банка можно, зная, например, только его наименование. Для этого достаточно кликнуть на ссылку Подобрать из справочника БИК банков РФ, тем самым перейдя в новое окно «Справочник БИК банков...» (подробнее о Справочнике см. ниже) — см. рис. 3 — где можно использовать функцию Поиск Поиск.

рис. 8-3
рис. 3

После заполнения полей с кратким наименованием счёта и его номером на закладке «Основные» следует перейти к заполнению данных на двух других закладках формы: произвести настройку печати документа, а также определить порядок отображения записи в справочнике и его использования: например, определить, что счёт используется только в операциях расхода. То есть в операциях прихода денежных средств этот счёт в список для выбора реквизитов платежа выводиться не будет.

Подробнее о сервисе «Справочник БИК...» см. ниже.


Контрагенты

Сотрудники организации

Справочник (рис. 4) организован в виде табличного списка работников организации, который вызывается из списочных полей в интерфейсе нескольких электронных форм документов Системы, например, при оформлении авансовых отчётов, кассовых (ПКО/РКО) и иных документов.

В частности, одним из важных атрибутов записи служит признак «Оплата труда перечисляется на банковский лицевой счёт».

Актуализация справочника производится из подсистемы «Кадры» (Зарплата и кадры → Кадровые данные → «Кадры»).

Процедура добавления записей в список сотрудников поясняется на рис. 4: в окне «Список сотрудников из «Кадровых данных» для переноса ФИО в бухгалтерский справочник «Сотрудники» необходимо произвести двойной клик по строке с ФИО отбираемого работника (появляется галка), после чего нажать кнопку Выбрать.

рис. 8-4
рис. 4

Двойным кликом по записи с ФИО в справочнике «Сотрудники» вызывается лицевая карточка — рис. 5.

рис. 8-5
рис. 5

Поля на карточке, которые в форме кадрового учёта по каким-либо причинам оказались пустыми, а также дополнительные поля, используемые для автоматизации бухгалтерских процедур, должны быть заполнены; они сгруппированы на трёх закладках карточки сотрудника.

На закладке «Основные» для заполнения полей используются, как правило, сведения из кадрового учёта. При обновлении списка справочника эта закладка оказывается почти полностью заполненной, за исключением полей нижней секции, где нужно внести в поля ФИО сотрудника в двух падежах, что необходимо для автоматической подстановки имени в соответствующие первичные документы.

В случае ведения практики индивидуального перечисления доходов работника на его лицевой счёт в банке на странице «Банковский лицевой счёт» указываются реквизиты таких платежей — рис. 6.

рис. 8-6
рис. 6

Атрибут Флаг «Оплата труда перечисляется на банковский лицевой счёт»:

На странице «Дополнительно» (рис. 7) определяется режим отображения в интерфейсе и в бухгалтерском учёте информации, содержащейся в карточке сотрудника.

рис. 8-7
рис. 7

1 Если для выплаты заработной платы всем или большинству работников организация открыла счета в одном банке, то при использовании систем Банк-Клиент, и при соответствующих настройках лицевых счетов в кадровом учёте, будет необходимо оформить лишь одно платёжное поручение.


Организации

БухУчёт → Справочники → Организации

Реквизиты организации заполняются на шести вкладках. На вкладке «Основные» поле «КПП» для ИП, нотариусов и т. п. может быть при необходимости заполнено значением «0»; поля кодов могут быть автозаполнены при использовании функционала-гиперссылки «Получить данные из ЕГРН».

На вкладке «Почта» адрес e-mail (нажать соотв. кнопку), используемый по умолчанию, отображается п/ж шрифтом.

При вводе банковских реквизитов контрагентов в Справочник «Организации» (БухУчёт → Справочники → Организации (контрагенты)) при вводе БИК со статусом, который отличен от статуса «Участвует в расчётах», Система автоматически формирует предупреждение. Например, с текстом «ВНИМАНИЕ! Статус банка: ИЗМЕНЕНЫ РЕКВИЗИТЫ»
Подробнее см. — «Справочник БИК» далее.

При определении статуса контрагента имеется возможность выбора значения «Обособленное подразделение», что позволит в дальнейшем выбрать КПП в счете-фактуре (первичном, исправительном или корректировочном) именно обособленного подразделения, а не головной организации.

Справочник «Организации» снабжён несколькими удобными сервисами, применяемых к отмеченной в списке контрагентов записи:

Первый сервис обеспечивает поиск дублирующих друг друга записей, чем осуществляется, в том числе, проверка уникальности ИНН.

Внимание Например, при формировании записей учёта ТД от одного и того же поставщика возможна ситуация, когда каждый раз в бухгалтерской записи будет принимать участие то одна аналитическая запись, то другая. Собрать потом итоги по аналитическому учёту по данному поставщику будет крайне затруднительно.

Для исключения этой ситуации необходимо запустить обсуждаемый сервис, нажав кнопку Проверка дублирования ИНН, и, выделив затем в окне ИНН, отметить двойным кликом ту организацию, которую следует оставить в списке (рис. 8 — дублирующих записей не найдено).

рис. 8-8
рис. 8

При получении (или обновлении) статуса контрагента по ЕГРН производится веб-запрос на сайт ФНС РФ. Проверяется сам факт регистрации контрагента в ЕГРН с определением статуса этой регистрации на текущую дату.

В качестве ответа на запрос возвращается признак (атрибут) состояния, принимающий значения для ЮЛ — 0 (Налогоплательщик зарегистрирован в ЕГРН и имеет статус действующего), — 1 (Налогоплательщик зарегистрирован в ЕГРН, но не имел статус действующего в указанную дату), — 2 (Налогоплательщик зарегистрирован в ЕГРН) и т. д.; для ИП — 0 (Налогоплательщик зарегистрирован в ЕГРН и имел статус действующего в указанную дату), ...5 (Некорректный ИНН), ...12 (некорректная дата (ранее 01.01.1991 или позднее текущей даты).

Информация В ПК «Налогоплательщик ПРО» применяется обобщённый список кодов. В частности, при подтверждении регистрации контрагента в ЕГРН в поле «Статус по ЕГРН» вместо расшифровки кода «2» никаких отметок не ставится.

Для формирования Акта сверки во всплывающей форме необходимо отметить период выборки документов (1), счета, на которых в аналитическом учёте учитываются взаимные обязательства с данным контрагентом (2), произвести желаемые настройки (3) и нажать затем кнопку Сформировать.


Организации. Сервис «copy — past»

Реализован сервис: большинство данных о контрагенте можно автоматически внести в справочник «Организации» из любого текстового документа, содержащего реквизиты организации-партнёра — в письме, в договоре, в счёте-фактуре и т. п.
Действия:
   1) фрагмент текста с реквизитами контрагента (наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты) в текстовом документе требуется поместить в буфер обмена OS Windows путём отметки текстового блока, содержащего эту информацию, с исполнением в дальнейшем команды «Копировать» или её аналога «быстрых клавиш» (Ctrl+C);
   2) перейти в Системе в меню Справочники → Бухучёт → Организации;
   3) произвести клик кнопки Добавить в форме «Справочник: Организации»;
   4) подтвердить запрос Системы на заполнение карточки контрагента данными из буфера операционной системы (рис. 8-8а).

рис. 8-8а
рис. 8а
Внимание Сервис не функционирует в случае несуществующего ИНН и (или) БИК, указанных в документе-источнике.

Физлица

Справочник служит для учёта физических лиц, находящихся в финансовых или каких иных отношениях с организацией, но не находящихся в её штате. Это могут быть акционеры предприятия, клиенты ломбардов...

Порядок актуализации справочника проиллюстрирован рис. 9.

рис. 8-9
рис. 9

Номенклатура и Справочник типов цен

Предметные списки активов предприятия формируются в справочнике «Номенклатура».

Классификатор справочника «Номенклатура» (рис. 10) частично закрыт для редактирования своей структуры: жёлтый значок замкá Замок на изображении папки узла указывает на невозможность редактирования его наименования.

Красный значок справа внизу пиктограммы папки узла классификатора отражает включение пользователем настройки «Не показывать при выборе (не используется)» в форме «Настройки структуры (иерархии) справочника».

рис. 8-10
рис. 10
Внимание При использовании модуля «Основные средства» (БухУчет → Основные средства) объекты на узле «Внеоборотные активы» должны быть перемещены (перезаписаны) в соответствующих формах специализированного модуля.

Характеристики продукции группируются на пяти закладках формы.

На закладке «Основные» заполнение большинства полей возможно вводом штрих-кода EAN-13: после ввода штрих-кода и клика по ссылке «Получить сведения о ТМЦ из Internet» заполняются поля с кратким и полным наименованием, даётся справка о производителе. Полезно знать, что первые три цифры штрих-кода — это код страны-производителя.

Информация Разумеется, что сервис работает только для продукции тех компаний, которые прошли регистрацию в организации EANCODE (например, здесь).

Заполнение значениями полей «Номенклатурный номер» и «Артикул» не является обязательным.

На закладке «Цены» может быть установлен тип цены выбором значения из предустановленного списка: «Цена покупки» или «Цена продажи». Список типов цен может быть расширен во встроенном справочнике, переход к которому осуществляется кликом гиперссылки «Открыть Справочник типов цен номенклатуры»; к примеру, может быть введено понятие «Учётная цена»

Выбор мерной характеристики продукции производится в Системе из локального Классификатора единиц измерения (ЕИ), который формируется пользователем (см. ниже): мерные характеристики выбираются из Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ), но только те из многих десятков, которые практически используются на данном предприятии. Подбор ЕИ в Классификатор может производиться как при первичной настройке Системы, так и оперативно, в момент ввода в БД новой позиции товара, оказываемой услуги или вида производимой работы.


Счета номенклатуры

Вид справочника представлен на рис. 11.

рис. 8-11
рис. 11

Классификатор справочника является не редактируемым, формируется как копия классификатора справочника «Номенклатура» кроме тех узлов, которые помечены пользователем как не используемые.

Цель создания справочника — назначить для каждого типа оборотных активов предприятия (номенклатуры) пару корреспондирующих счетов бухгалтерского учёта для автоматического формирования бухгалтерских проводок в момент принятия к учёту соответствующих ТМЦ или в момент их реализации.

Кроме того, для каждого типа номенклатуры определяются счета учёта налога на добавленную стоимость в цене активов, как в случае их приобретения, так и при их реализации.

Выбор счетов учёта производится из Рабочего Плана счетов организации.

Для операций реализации активов предусмотрена настройка счетов учёта доходов или расходов от этой реализации по каждому виду производственных запасов.


Номера ГТД

Формат номера ГТД:

хххххххх/хххххх/ххххххх

где

Формат номера ГТД, используемый при заполнении счета-фактуры: хххххххх/хххххх/ххххххх/хх,
где два последних знака — порядковый номер товара в документе.

Номер ГТД должен указываться в счёте-фактуре, когда страна происхождения товара — не Россия.

Соответственно, при формировании счёта-фактуры ввод номера грузовой таможенной декларации производится выбором из списка справочника «Номера ГТД» (рис. 12).

рис. 8-12
рис. 12

Ввод в справочник номера ГТД производится в обычном порядке.


Классификаторы: ЕИ, страны мира, валюты

Единицы измерения (ЕИ)

В справочнике (рис. 13) предоставляется сервис по подбору наименований и условных обозначений единиц измерения.

К примеру, в кожевенной промышленности традиционно используется единица измерения «кв. дм», которая применяется профильными организациями при оформлении товаросопроводительных документов, а также при формировании статистической отчётности.

Добавление новой единицы измерения в Справочник возможно, как из ОКЕИ, так и вручную — что актуально для количественной оценки каких-либо услуг.

рис. 8-13
рис. 13

Для отбора ЕИ из Общероссийского классификатора следует нажать ссылку «Подбор из ОКЕИ», и, найдя искомую позицию, сделать двойной клик по строке (появится галка), после чего нажать кнопку Выбрать.

При создании ряда документов выбор ЕИ из сформированного пользовательского списка существенно сократит время ввода информации.

Страны мира

Вид справочника представлен на рис. 14:

рис. 8-14
рис. 14

Формирование списка стран и их кодов производится выбором позиции из встроенного справочника ОКСМ — рис. 15.

рис. 8-15
рис. 15

Валюты

Вид справочника представлен на рис. 16 (выбор валюты в пользовательский справочник из ОКВ).

рис. 8-16
рис. 16

Курсы валют отображаются списком, по датам, в нижней части окна данного Классификатора; актуализация курса той или иной валюты учёта производится использованием стандартной процедуры — нажать в нижней секции кнопку Добавить Добавить.

Внимание Ведение мультивалютного учёта в полном объёме данной версией Системы не поддерживается.
В ПК «Налогоплательщик ПРО» по умолчанию учётной валютой служит Рубль РФ.

Подразделения организации

На корневом узле классификатора справочника (рис. 17) может быть создано сколь угодно большое количество подчинённых узлов — наименований структурных отделов Подразделения.
Этот справочник синхронизируется со справочником «Подразделения», который используется в кадровом учёте.

рис. 8-17
рис. 17

Синхронизация справочников производится после клика кнопки Подбор (обновление) из Кадров во всплывающем окне «Список подразделений из «Кадровых данных» — рис. 18, в котором двойным кликом по строке отмечаются наименования подразделений, которые должны быть перенесены в справочник «Подразделения организации» в разделе Бухгалтерский учёт.

рис. 8-18
рис. 18

Склады (места хранения)

При оприходовании, перемещении или при реализации товаров всегда необходима информация о месте их последующего хранения и/или о месте, из которого произведена отгрузка. При этом под понятием «Склад» может пониматься и подсобное помещение офиса, и крупный распределительный центр, и выделенная часть продовольственного склада, оснащённая холодильным оборудованием.

Вид справочника представлен на рис. 19, где иллюстрируется порядок организации узла второго уровня.

рис. 8-19
рис. 19

Возможны уточняющие настройки объекта, определяющие порядок отображения наименования склада в общем списке, а также при формировании первичных документов в Системе. В последнем случае необходимо провести дополнительные настройки склада в форме «Элемент справочника «Склады».

Переход к данной форме производится двойным кликом по записи в списке объектов, после чего в окне «Элемент справочника «Склады» следует отметить нужное поле галкой — рис. 20.

рис. 8-20
рис. 20

Статьи движения денежных средств (ДС)

Справочник используется в аналитическом учёте первого уровня на синтетических счетах учёта денежных средств.

Информация Наличие глубокого аналитического учёта (широкой номенклатуры статей) обеспечивает возможность ведения финансового анализа хозяйственной деятельности предприятия, позволяет вести бюджетирование, в том числе, с использованием специализированных программ, в которые из ПК «Налогоплательщик ПРО» могут быть экспортированы данные о потоках финансовых средств.

Вид справочника представлен на рис. 21, где в классификаторе исходно организовано три узла второго уровня, на которых формируются списки статей для учёта движения денежных средств по инвестиционной, текущей и финансовой деятельности.

рис. 8-21
рис. 21

Ряд позиций списка наименований статей закрыты для редактирования пользователем, что отображается в интерфейсе пиктограммой с изображением замкá замок.


Расходы БП

На рис. 22 поясняется формирование «Расходы будущих периодов» (РБП) под условным названием «Озеленение».

рис. 8-22
рис. 22

Для обеспечения автоматизации процесса списания предварительно понесённых затрат на соответствующие периоды необходимо задать значения полям, сгруппированным на 3-х закладках формы ввода данных РБП.


Значения подстановок по умолчанию

В справочнике определяются реквизиты документов и бухгалтерских записей, подставляемых в них по умолчанию при формировании этих документов. Каждое из отображаемых значений полей выбирается либо из списков, либо из справочников или из классификаторов.

Всего форма «Реквизиты (по умолчанию)...» содержит 6 закладок. Закладка «УСН» присутствует в интерфейсе формы только если при настройке Системы выбран соответствующий режим налогообложения (Настройки и Сервис → Сведения об организации → закладка «Налогообложение»).
Вид справочника на странице «Общие» представлен на рис. 23.

рис. 8-23
рис. 23

Назначение справочника — максимально упростить и автоматизировать процедуры ввода информации в первичные документы.

Например, можно выбрать банковский счёт, который будет являться реквизитом счёта-фактуры и иных документов по умолчанию, определить ставку и тип учёта НДС и т. п.

На закладке «Нумерация» (рис. 24) приведены последние на текущую дату отчётного периода (текущего года) номера первичных документов. Нажатием кнопки Очистка соответствующий счётчик обнуляется.

Номера могут быть изменены с последующей авторедакцией соответствующих записей в БД Системы.

рис. 8-24
рис. 24

На закладке «Документы» (рис. 25) задаются типовые фразы, используемые при заполнении текстовых полей в актах, выбираются варианты заполнения различных полей в иных первичных документах, оговаривается список типовых формулировок оснований платежей и т. п.

рис. 8-25
рис. 25

К примеру, на закладке Документы → Счёт-фактура можно определить, добавлять или нет знак процента в поле «Ставка НДС» (для всех ставок).

На странице «Операции» (рис. 26) для каждого вида первичного документа выбирается из соответствующего списка та типовая операция, которая автоматически будет подставляться в проект документа при каждом его создании.

рис. 8-26
рис. 26

Например, при настройке типовой операции по умолчанию для документа «Приходная накладная» можно выбрать любую позицию из списка: «Поступление ТМЦ от поставщика», «Поступление ТМЦ на комиссию», «Возврат ТМЦ от покупателя» и т. п.
Для отбора позиции из того или иного списка необходимо произвести двойной левый клик по нужной строке.
Изменение списков производится в справочнике «Типовые хозяйственные операции»

Данные со страницы «Подписи» (рис. 27) используются при заполнении реквизитов первичных документов.

рис. 8-27
рис. 27

Закладка «Подписи» делится на две секции.

В верхней секции формируются списки кредитораспорядителей организации с указанием дат, начиная с которых эти работники получали право подписи. Для внесения в текущие документы Ф. И. О. «подписантов» Система всегда выбирает последние по времени записи.

Наличие второй секции обусловлено ситуациями, когда какому-либо работнику вменены обязанности кого-либо из кредитораспорядителей временно, или, например, по доверенности, данные которой можно внести в соответствующее поле. В дальнейшем внесённые в этот справочник сведения могут выбираться для формирования документа учёта и его печати.

Так же учтена ситуация наличия нескольких кассиров в штате предприятия (например, в магазине) и возможность делегирования кому-либо из них права подписи на ПКО или на РКО.

К примеру, если в поле «Кассир» будет внесено только одно имя работника, при формировании кассового документа это имя и будет автоматически подставляться в него. Если же в колонке «Кассир» будут заполнены несколько полей, то при формировании документов оператор вода данных должен будет выбирать ФИО кассира из сформированного здесь списка.

Закладка «УСН» (рис. 28) появляется в данном функционале только при выборе соответствующего режима налогообложения в меню «Сведения об организации»

рис. 8-28
рис. 28

Справочник БИК

БухУчет → Банк

Полное наименование справочника — «Справочник банковских идентификационных кодов участников расчётов, осуществляющих платежи через расчётную сеть Центрального Банка Российской Федерации (Банка России)»

Банковский идентификационный код (БИК) — уникальный идентификатор банка, реквизит участника расчётов. Структура кода приводится в Приложении 1 к Части I Руководства (см. на сайте Разработчика).

В Системе справочник БИК (рис. 29) используется в качестве сервиса, который позволяет при заполнении банковских реквизитов контрагента:

рис. 8-29
рис. 29

Справочник обновляется непосредственно с сайта ЦБ РФ, снабжён двумя фильтрами — фильтром отбора в список населённого пункта и фильтром отбора записей с соответствующим кодом контроля допустимости проведения расчётных операций (поле «Статус расчётов»). Пояснения к значениям кодов контроля приводятся в Приложении 1 к Части I Руководства

Каких-либо отметок в полях колонки формы «Статус расчётов» для банков, продолжающих без каких-либо изменений участие в расчётах, не предусмотрено.

Внимание По некоторым кодам контроля ЦБ РФ оповещает пользователей об изменениях заблаговременно. К примеру, рис. 30 отражает состояние БИК на 12 марта 2014 года, где отобранные по фильтру строки отсортированы в порядке уменьшения даты, а первая строка информирует о предстоящих изменения с 8 августа 2014 года по ФАКБ «Абсолют банк»

При вводе банковских реквизитов контрагентов в Справочник «Организации» (БухУчёт → Справочники → Организации (контрагенты)) при вводе БИК со статусом, который отличен от статуса «Участвует в расчётах», Система автоматически формирует предупреждение. Например, с текстом «ВНИМАНИЕ! Статус банка: ИЗМЕНЕНЫ РЕКВИЗИТЫВ»

Информация о статусе расчётов актуализируется при каждом новом обновлении справочника (нажать кнопку Обновить с сайта ЦБ РФ) по состоянию на следующий банковский операционный день.

Пример формы «Реквизиты банковского счёта» на закладке «Счета в банках» справочника «Организации» представлен на рис. 30: при вводе БИК 043601835 Система автоматически разместила предупреждение: «ВНИМАНИЕ! Статус банка: ОТОЗВАНА ЛИЦЕНЗИЯ»

рис. 8-30
рис. 30

Настройка реквизитов перечисления налогов и взносов

БухУчет → Банк

При оформлении налоговых платёжных поручений (см. Часть 3 Руководства, или здесь) некоторые значения полей при выборе налога (взноса) могут заполняться автоматически.
Это:

При подготовке налогового ПП Система может производить округление суммы платежа и формировать автоматически бухгалтерскую запись.
Предварительные настройки производятся в Справочнике «Настройка реквизитов перечисления налогов и взносов» — рис. 31.

рис. 8-30a
рис. 31
Налогоплательщик ПРО, от 21-01-2016