5-2.01.00. Кадровые данные

Общие положения

Данные кадрового учёта группируются в Системе на пяти нижних закладках модуля КАДРЫ: «Анкетные данные», «Работа», «Льготы», «Долги, Удержания, ДСВ» и «Отпуска, Б/л, Материнство» — рис. 1.

Рис. 2-1
Рис. 1

Ведение регистра налогового учёта по работнику — на странице РЕГИСТР, где две первые нижние вкладки частично дублируют данные с аналогичных вкладок страницы КАДРЫ.

Для унификации информации её ввод в поля данных во многих случаях автоматизирован: значения вносятся не вручную, а выбором значений из справочников, созданных как пользователем самостоятельно, так и поставляемых в составе ПК «Налогоплательщик ПРО».

Обеспечен доступ к просмотру и/или оперативному редактированию справочников, используемых тем или иным модулем. К примеру, на вкладке КАДРЫ кликом кнопки Добавить Справочники можно перейти к всплывающему списку из трёх позиций: «Удостоверяющие документы», «Должности» и «Подразделения».

Внимание     В случае ведения кадрового учёта и расчётов по заработной плате непосредственно в ПК «Налогоплательщик ПРО» (при проставленном флаге «Авторасчёт» в правом нижнем углу формы) большинство полей на вкладках РЕГИСТР, 2-НДФЛ и др. заполняются данными автоматически.

Для ввода анкетных данных в форме «Отчётность по ФЛ» используются поля и элементы интерфейса, описанные ранее.

Анкетные данные

Вид формы КАДРЫ на закладке «Анкетные данные» — рис. 1 (выше), и делится на условные графические секции: поля или блоки.

Блок ввода основных анкетных данных

Здесь вводятся ФИО, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, страховой номер, а также ИНН.

Внимание     В этом блоке реализована возможность автоматического заполнения поля «ИНН» при уже заполненных анкетных данных, либо проверки уже введённого ИНН на соответствие его анкетным данным.
Требуется наличие активного подключения к сети Интернет.

В обоих случаях действия начинаются с клика кнопки Найти ИНН поля «ИНН» и прохождения процедуры безопасного входа: требуется набрать шесть символов проверки.

Далее, если в ФНС не зарегистрирован человек с указанными анкетными данными или же эти данные некорректны, Система выдаст информацию «По указанным данным физического лица ИНН не найден!»

В противном случае требуемое поле будет корректно заполнено данными из БД ФНС РФ.
Аналогичным образом проводится проверка введённого значения ИНН.

Информация     По мере развития цифровых технологий ИНН, который сегодня в ряде отчётов не является обязательным параметром, будет таковым признан.
В связи с этим будет разумно заблаговременно провести проверку ИНН всех работников.

Поле ввода статуса работника

В зависимости от выбора значения поля «Статус» меняются алгоритмы расчёта удерживаемых сумм НДФЛ; это поле может принимать значения «Резидент», «Нерезидент», «Иностранный специалист», «Добровольное переселение», «Временное убежище» и «Патент».

Краткие пояснения к значениям поля «Статус»:

  1. «Резидент» — это физическое лицо, налоговый резидент, становящийся таковым, если фактически находится в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Категория «гражданство» значения здесь не имеет.
  2. «Нерезидент» — обратная ситуация: если физическое лицо фактически находится в Российской Федерации менее 183 календарных дней за календарный год.
  3. «Иностранный специалист» — это высококвалифицированный иностранный специалист (ВКС), то есть иностранный работник, получивший разрешение на работу без учёта квот.
  4. «Добровольное переселение» — к этой категории относятся участники программы переселения в Россию, преимущественно соотечественники.
  5. «Временное убежище» — к этой категории относятся иностранцы, получившие право на временное нахождение в России, которое можно получить в случаях, когда сохраняются условия, мешающие иностранцу вернуться домой, в частности, из-за наличия угрозы его жизни.
  6. «Патент» — это условное название статуса мигранта, получившего право на работу в РФ покупкой патента.
  7. «Патент(Резидент)» — льготы Резидента для сотрудников, работающих на патенте.

Блок ввода данных о местах рождения и жительства

Для корректного ввода в БД сведений о месте рождения, адресах регистрации и фактического проживания работника применяется встраиваемый в Систему справочник адресов КЛАДР.
Для вызова формы заполнения полей используется кнопка Открыть секцию формы (рис. 1).

В примере рис. 2 во всплывающем окне «Классификатор адресов» из списков КЛАДР для полей выбраны соответствующие значения.

Рис. 2-2
Рис. 2
Информация     При заполнении ряда полей Система контролирует соответствие вводимой информации действующим стандартам и правилам. Например, ввод в поле «Лицевой счёт» более 20 цифр или ввод в это поле буквенных или каких-либо иных символов блокируется.

Прочие и уточняющие данные

Вывод реестра работников и сведений о суммах выплат каждому в виде файла в .xml-формате для передачи его в банк возможен только при проставленной галке в поле «Включить в XML-реестр на открытие счёта».

При этом должны быть заполнены реквизиты: наименование отделения банка или филиала, а также номер лицевого счёта работника, то есть номер его «зарплатного счёта» в банке.

Сведения о гражданстве детализируются с возможностью оперативного внесения изменений: добавления кадровой записи, удаления или редактирования существующей — рис. 3.

Рис. 2-2
Рис. 3

Работа

Закладка служит для документального оформления приёма, перемещений и увольнения работника, ведения истории кадровых приказов.

Верхняя часть формы (рис. 4) предназначена для ручного ввода данных с предыдущего места работы и/или из других обособленных подразделений организации, где имеются иные условия труда и, соответственно, используются иные базовые суммы для начисления взносов во внебюджетные фонды.

Для ведения обособленного учёта по разным видам деятельности обеспечено разделение сотрудников по видам экономической деятельности согласно кодам ОКВЭД2: значение поля «Вид деятельности» по умолчанию совпадает с основным кодом организации.

Рис. 2-4
Рис. 4

После редактирования значения в любом из этих полей Система делает запрос на перерасчёт налогов или взносов (рис. 5).

Рис. 2-5
Рис. 5

После добавления новой записи в список сотрудников в табличном списке «Документы учёта кадров» появится соответствующая запись: например, запись «ПРИЕМ» — рис. 6.

Рис. 2-6
Рис. 6

После чего запись с Ф. И. О. вновь принятого в штат сотрудника отсортировывается в общем списке по алфавиту; уточнение данных для приказа о его приёме на работу производится в режиме редактирования записи в специальной форме (рис. 7).

Рис. 2-7
Рис. 7

Переход к этой форме ввода информации для формирования приказа производится нажатием кнопки Редактировать запись Редактировать запись.

В кадровых формах ввод номеров приказа и трудового договора может осуществляться в любой символьной комбинации — только цифрами или цифрами и буквами.
При заполнении поля «Аванс» числом менее 100 оно рассматривается как процент от оклада, иначе — как фиксированная сумма.
Поля «Подразделение» и «Должность» заполняются выбором значений из ранее созданных одноименных справочников.

Печать приказа о приёме на работу, как и иных документов раздела, производится кликом кнопки Печать_документ.
Предусмотрена возможность формирования четырёх типов кадровых приказов; выбор типа документа производится из списка (рис. 8), который вызывается кнопкой Добавить Добавить кадровую запись.

Рис. 2-8
Рис. 8

Выбор типа кадрового документа производится из списка отметкой соответствующего переключателя Переключатель с последующим нажатием кнопки OK.

Дополнительно можно определить статус работника (по умолчанию — «Сотрудник»):

Рис. 2-9
Рис. 8а

Это позволит в дальнейшем формировать ведомости заработной платы для групп работников с различным статусом отдельно.

Льготы

В верхней части закладки в табличную форму следует занести все данные на иждивенцев работника, запись с Ф. И. О. которого была предварительно отмечена курсором — рис. 9.

Рис. 2-9
Рис. 9

Внести или изменить значение полей в секциях учёта налоговых льгот и вычетов можно только при проставленной галке «Предоставить стандартные и имущественные вычеты»

Долги, удержания, ДСВ, данные для б/л

Реализована возможность для вновь принятых сотрудников вводить данные с предыдущего места работы о страховых взносах, НДФЛ, а также об их заработке по исключаемым из расчёта б/л периодам (например, данные об отпусках за свой счёт) — рис. 10.

Рис. 2-11
Рис. 10

В дальнейшем эти стартовые сведения, в частности, будут автоматически использоваться при расчёте больничных и пособий по беременности и родам.

При этом в секции «Данные с предыдущего места работы для расчёта больничных» два года проставляются при позиционировании на ФИО работника автоматически как убывающие от даты приёма на работу (см. на закладке «Работа»); эти значения полей можно корректировать.

Отпуска. Больничные листки. Материнство

Закладка предназначена для ввода исходных данных и произведения расчётов сумм по оплате отпусков, больничных листов и пособий, печати соответствующих документов, а также для ведения истории этих выплат — рис. 11.

Рис. 2-12
Рис. 11

Кнопки Печать в секциях «Отпуска», «Больничные листы» и «Выплата пособий…» становятся активными при заполнении указанных секций данными расчётов, и служат для вывода на принтер: Приказа на отпуск, Приложения к листу нетрудоспособности и Расчёта пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.

В каждой секции кнопкой Добавить запись Добавить запись выводится соответствующая форма стартового меню, например, для ввода исходных данных для расчёта отпускных — рис. 12.

Рис. 2-13
Рис. 12

После заполнения формы «Отпуск» и клика кнопки Рассчитать отпускные во всплывающем окне «Расчёт отпуска» (рис. 13) необходимо выбрать переключатель (в нижней секции) и нажать сначала кнопку Рассчитать |=>, а затем кнопку OK.

Рис. 2-14
Рис. 13

После проверки и, при необходимости, редактирования данных предыдущего года для подсчёта среднего заработка, следует нажать кнопку Далее>> — рис. 14.

Рис. 2-15
Рис. 14

В форме «Расчёт отпуска» (рис. 15) будет отражён результат расчёта, который можно отредактировать.

Для сохранения информации в базе данных нажать кнопку OK.

Рис. 2-16
Рис. 15

В таблице «Отпуска» появится новая строка с данными расчёта — рис. 16.

Рис. 2-17
Рис. 16

До тех пор пока не будет оформлена ведомость на выплату отпускных (пока не появится в строке номер ведомости) новая запись может быть отредактирована (пиктограммы «Добавление», «Удаление», «Редактирование» и «Печать» остаются активными).

Возможно, для расчёта в БД не окажется требуемой информации. В этом случае Система предложит вручную заполнить недостающие данные.

В зависимости от того, оформлен ли отпуск полностью, кнопкой Печать могут быть выведены на принтер документы «Приказ на отпуск» и/или «Записка-расчёт на отпуск».

Информация В случае, если отпуск начинается после 02 апреля 2014 года действует новый алгоритм расчёта суммы отпускных согласно изменениям ТК РФ, внесённых в него 55-ФЗ от 2 апреля 2014 г.

Примерно таким же образом производится расчёт сумм оплаты больничных листов. Форма стартового меню представлена на рис. 17. Выбор предыдущих годов для расчёта задаётся свободно.

Рис. 2-18
Рис. 17

Если в БД Системы отсутствуют данные о доходах работника за последние два года, их можно ввести вручную непосредственно в ходе процедуры расчёта суммы пособия, и эти данные будут сохранены Системой.

Информация Система снабжена сервисом для составления Графика отпусков ¬— см. далее

Сведения об образовании, повышении квалификации и воинском учёте

Эти сведения заносятся в форме, которая расположена на закладке «Учёба и ВУ». Какие-либо пояснения по заполнению этой формы излишни.

Налогоплательщик ПРО, от 18-07-2018