Перейти к содержанию Руководства пользователя

5-2.01.00. Учёт кадровых данных в ПК Налогоплательщик ПРО

Общие положения

Данные кадрового учёта группируются в Системе на семи нижних вкладках модуля КАДРЫ: «Анкетные данные», «Работа», «Льготы и социальные вычеты», «Удержания и поощрения», «Отпуска. Больничные листы. Командировки и другие случаи сохранения заработка», «Учёба, повышение квалификации, аттестация. Воинский учёт и награды» и «Материнство: выплаты пособий, оплачиваемые перерывы в работе. Исходные банные для расчёта б/л с прежней работы» — рис. 1.

Анкетные данные кадрового учёта
Рис. 1

Ведение регистра налогового учёта по работнику — на странице РЕГИСТР, где две первые нижние вкладки частично дублируют данные с аналогичных вкладок страницы КАДРЫ.

Для унификации информации её ввод в поля данных во многих случаях автоматизирован: значения вносятся не вручную, а выбором значений из справочников, созданных как пользователем самостоятельно, так и поставляемых в составе ПК «Налогоплательщик ПРО».

Обеспечен доступ к просмотру и/или оперативному редактированию справочников, используемых тем или иным модулем. К примеру, на вкладке КАДРЫ кликом кнопки Добавить Справочники можно перейти к всплывающему списку из трёх позиций: «Удостоверяющие документы», «Должности» и «Подразделения».

Внимание     В случае ведения кадрового учёта и расчётов по заработной плате непосредственно в ПК «Налогоплательщик ПРО» (при проставленном флаге «Авторасчёт» в правом нижнем углу формы) большинство полей на вкладках РЕГИСТР, 2-НДФЛ и др. заполняются данными автоматически.

Для ввода анкетных данных в форме «Отчётность по ФЛ» используются поля и элементы интерфейса, описанные ранее.

Анкетные данные

Вид формы КАДРЫ на закладке «Анкетные данные» — рис. 1 (выше), и делится на условные графические секции: поля или блоки.

Блок ввода основных анкетных данных

Здесь вводятся ФИО, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, страховой номер, а также ИНН.

Внимание В этом блоке реализована возможность автоматического заполнения поля «ИНН» при уже заполненных анкетных данных, либо проверки уже введённого ИНН на соответствие его анкетным данным.
Требуется наличие активного подключения к сети Интернет.

В обоих случаях действия начинаются с клика кнопки Найти ИНН поля «ИНН» и прохождения процедуры безопасного входа: требуется набрать шесть символов проверки.

Далее, если в ФНС не зарегистрирован человек с указанными анкетными данными или же эти данные некорректны, Система выдаст информацию «По указанным данным физического лица ИНН не найден!»

В противном случае требуемое поле будет корректно заполнено данными из БД ФНС РФ.
Аналогичным образом проводится проверка введённого значения ИНН.

Информация По мере развития цифровых технологий ИНН, который сегодня в ряде отчётов не является обязательным параметром, будет таковым признан.
В связи с этим будет разумно заблаговременно провести проверку ИНН всех работников.

Поле ввода статуса работника

В зависимости от выбора значения поля «Статус» меняются алгоритмы расчёта удерживаемых сумм НДФЛ; это поле может принимать значения «Резидент», «Нерезидент», «Иностранный специалист», «Добровольное переселение», «Временное убежище» и «Патент».

Краткие пояснения к значениям поля «Статус»:

  1. «Резидент» — это физическое лицо, налоговый резидент, становящийся таковым, если фактически находится в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Категория «гражданство» значения здесь не имеет.
  2. «Нерезидент» — обратная ситуация: если физическое лицо фактически находится в Российской Федерации менее 183 календарных дней за календарный год.
  3. «Иностранный специалист» — это высококвалифицированный иностранный специалист (ВКС), то есть иностранный работник, получивший разрешение на работу без учёта квот.
  4. «Добровольное переселение» — к этой категории относятся участники программы переселения в Россию, преимущественно соотечественники.
  5. «Временное убежище» — к этой категории относятся иностранцы, получившие право на временное нахождение в России, которое можно получить в случаях, когда сохраняются условия, мешающие иностранцу вернуться домой, в частности, из-за наличия угрозы его жизни.
  6. «Патент» — это условное название статуса мигранта, получившего право на работу в РФ покупкой патента.
  7. «Патент(Резидент)» — льготы Резидента для сотрудников, работающих на патенте.

Блок ввода данных о местах рождения и жительства

Для корректного ввода в БД сведений о месте рождения, адресах регистрации и фактического проживания работника применяется встраиваемый в Систему справочник адресов КЛАДР.
Для вызова формы заполнения полей используется кнопка Открыть секцию формы (рис. 1).

В примере рис. 2 во всплывающем окне «Классификатор адресов» из списков КЛАДР для полей выбраны соответствующие значения.

Ввод адреса по КЛАДР
Рис. 2
Информация     При заполнении ряда полей Система контролирует соответствие вводимой информации действующим стандартам и правилам. Например, ввод в поле «Лицевой счёт» более 20 цифр или ввод в это поле буквенных или каких-либо иных символов блокируется.

Прочие и уточняющие данные

Вывод реестра работников и сведений о суммах выплат каждому в виде файла в .xml-формате для передачи его в банк возможен только при проставленной галке в поле «Включить в XML-реестр на открытие счёта».

При этом должны быть заполнены реквизиты: наименование отделения банка или филиала, а также номер лицевого счёта работника, то есть номер его «зарплатного счёта» в банке.

Сведения о гражданстве детализируются с возможностью оперативного внесения изменений: добавления кадровой записи, удаления или редактирования существующей — рис. 3.

Детализация сведений о гражданстве
Рис. 3

В нижней части секции «Анкетные данные» вводятся сведения о составе семьи.

Работа

Закладка служит для документального оформления приёма, перемещений и увольнения работника, ведения истории кадровых приказов.

Верхняя часть формы (рис. 4) предназначена для ручного ввода данных с предыдущего места работы и/или из других обособленных подразделений организации, где имеются иные условия труда и, соответственно, используются иные базовые суммы для начисления взносов во внебюджетные фонды.

Для ведения обособленного учёта по разным видам деятельности обеспечено разделение сотрудников по видам экономической деятельности согласно кодам ОКВЭД2: значение поля «Вид деятельности» по умолчанию совпадает с основным кодом организации.

Оформление приёма и увольнения
Рис. 4

После редактирования значения в любом из нетитульных полей Система делает запрос на перерасчёт налогов или взносов (рис. 5).

Запрос на перерасчёт налогов
Рис. 5

После добавления новой записи в список сотрудников в табличном списке «Документы учёта кадров» появится соответствующая запись: например, запись «ПРИЕМ» — рис. 6.

Документы учета кадров
Рис. 6

После чего запись с Ф. И. О. вновь принятого в штат сотрудника отсортировывается в общем списке по алфавиту; уточнение данных для приказа о его приёме на работу производится в режиме редактирования записи в специальной форме (рис. 7).

Прием на работу
Рис. 7

Переход к этой форме ввода информации для формирования приказа производится нажатием кнопки Редактировать запись Редактировать запись.

В кадровых данных (приём, перемещение) исходно имеется возможность как сделать отметку для отнесения периода к работе в сельском хозяйстве (флаговое поле «стаж „Село“), которая учитывается в форме СЗВ-СТАЖ при заполнении данных из табеля, так и внести в БД сведения о работе сотрудника в условиях Крайнего Севера или приравненных к этим районам местностях (коды» РКС" и/или «МКС» см. в «Справочники → ПФР → Территориальные условия труда», см. Часть I Руководства) для последующего использования при формировании форм СЗВ-ТД.

В кадровых формах ввод номеров приказа и трудового договора может осуществляться в любой символьной комбинации — только цифрами или цифрами и буквами.
При заполнении поля «Аванс» числом менее 100 оно рассматривается как процент от оклада, иначе — как фиксированная сумма.
Поля «Подразделение» и «Должность» заполняются выбором значений из ранее созданных одноименных справочников.

После отметки флагового поля «временно» открываются дополнительные поля ввода кадровой информации: срок «по» и поле описания условий прекращения работы.

Поле «Код функции по ОКЗ» — то есть код трудовой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08)) — заполняется выбором значения из встроенного в Систему справочника ОКЗ, в котором имеется возможность поиска позиции как из общего списка, так и из иерархического.

Печать приказа о приёме на работу, как и иных документов раздела, производится кликом кнопки Печать_документ.

Предусмотрена возможность формирования четырёх типов кадровых приказов; выбор типа документа производится из списка (рис. 8), который вызывается кнопкой Добавить Добавить кадровую запись.

Формирование кадровых приказов
Рис. 8

Выбор типа кадрового документа производится из списка отметкой соответствующего переключателя Переключатель с последующим нажатием кнопки OK.

При выборе опции «Приказ об увольнении» в нижнюю секцию электронной формы документа помещены поля для означения правового основания увольнения: либо по ТК РФ, либо по иному нормативному документу.

Дополнительно можно определить статус работника (по умолчанию — «Сотрудник»), способ ведения трудовой книжки (рис. 4 выше) и проч.:

Определение статуса работника
Рис. 8а

Это позволит в дальнейшем формировать ведомости заработной платы для групп работников с различным статусом отдельно.

Имеется возможность учёта внутреннего совмещения должностей. Для чего в режиме «Кадры» на закладке «Работа» необходимо заполнить таблицу «По внутреннему совместительству». При добавлении в неё записи сотрудник учитывается сразу же как внутренний совместитель, что находит отражение как в табеле, так и в ведомости по зарплате.

Реализовано раздельное ведение и учёт отпусков внутренним совместителям. В правой нижней части секции «По внутреннему совместительству» имеется функциональная кнопка Таблица отпусков по внутреннему совместительству, с помощью которой вызывается форма для оформления приказа и расчёта отпускных по совмещаемой должности отдельно.

Информация При раздельном расчёте отпускных требуется оформлять включение работника в разные ведомости.

Льготы

В верхней части закладки в табличную форму следует занести все данные на иждивенцев работника, запись с Ф. И. О. которого была предварительно отмечена курсором — рис. 9.

Учёт льгот при налогобложении доходов
Рис. 9

Внести или изменить значение полей в секциях учёта налоговых льгот и вычетов можно только при проставленной галке «Предоставить стандартные и имущественные вычеты»

В секции «Имущественные и социальные вычеты» при выборе кодов 320, 321, 324, 325 и 326 реализована возможность уменьшения исчисленного налога не с начала года, а с месяца обращения. В последнем случае следует проставить галку в появляющемся флаговом поле «Изменять исчисленный НДФЛ с месяца обращения».

Удержания. Поощрения

Реализована возможность для вновь принятых сотрудников вводить данные с предыдущего места работы о страховых взносах, НДФЛ, а также об алиментах и исполнительных листах — рис. 10.

Данные с предыдущего места работы
Рис. 10

В дальнейшем эти стартовые сведения, в частности, будут автоматически использоваться при расчёте больничных и пособий по беременности и родам.

При этом в секции «Данные с предыдущего места работы для расчёта больничных» два года проставляются при позиционировании на ФИО работника автоматически как убывающие от даты приёма на работу (см. на закладке «Работа»); эти значения полей можно корректировать.

Реализована возможность обработки сведений о поощрениях и дисциплинарных взысканиях работников.

Отпуска. Больничные листы. Командировки

Закладка предназначена для ввода исходных данных, произведения расчётов, а также для ведения истории начисления сумм по оплате отпусков, больничных листов, а также для издания приказов о направлении работника в командировку, прочие расчёты по сохранению среднего заработка (ССЗ) с возможностью печати соответствующих документов — рис. 11.

Информация Реализована возможность редактирования кадровых данных, не влияющих на размер уже рассчитанных сумм после включения в ведомость сведений об отпусках и командировках: кнопка Редактирование содержания активна в указанных секциях.
Расчёт больничных, отпускных и командировочных
Рис. 11

Кнопки Печать в секциях «Отпуска», «Больничные листы» и «Командировки…» становятся активными при заполнении указанных секций данными расчётов, и служат для вывода на принтер: Приказа на отпуск, Приложения к листу нетрудоспособности и Расчёта среднего заработка.

В каждой секции кнопкой Добавить запись Добавить запись выводится соответствующая форма стартового меню, например, для ввода исходных данных для расчёта отпускных — рис. 12.

Расчёт отпускных стартовое меню
Рис. 12

После задания стартовых параметров расчёта кликом кнопки Рассчитать отпускные во всплывающем окне «Расчёт отпускных» производятся все необходимые расчёты (рис. 13) при донастройках (если необходимо) и с возможностью ручной коррекции данных.

Таблица для расчёта отпускных
Рис. 13

При расчёте отпускных и сумм сохранения среднего заработка (ССЗ) реализована возможность корректировки графы премий за период свыше месяца, а также предоставлен выбор повышения заработка за прошлые месяцы с учётом индексаций по всему предприятию или индивидуально (радиокнопка По индексациям).

Информация При выборе кнопки По индексациям справа от неё появляется кнопка Каталог перехода в форму выбора/расчёта индексации.

До тех пор пока не будет оформлена ведомость на выплату отпускных (пока не появится в строке номер ведомости) новая запись может быть отредактирована (пиктограммы «Добавление», «Удаление», «Редактирование» и «Печать» остаются активными).

Возможно, для расчёта в БД не окажется требуемой информации. В этом случае Система предложит вручную заполнить недостающие данные.

В зависимости от того, оформлен ли отпуск полностью, кнопкой Печать могут быть выведены на принтер документы «Приказ на отпуск» и/или «Записка-расчёт на отпуск».

Примерно таким же образом производится расчёт сумм оплаты больничных листов. Форма расчёта представлена на рис. 14.

Расчёт больничных листко
Рис. 14

При этом, в кадровых данных при добавлении, удалении и корректировке отпусков по беременности и родам изменений в списке больничных листов не производится.

Информация При расчёте больничных листов обеспечена возможность включения отрицательных сумм зарплаты (в поле «Добавить сумму»).

Секция «Расчёт заработка по годам» заполняется после ввода значений в поля «Номер листка нетрудоспособности» и «Период нетрудоспособности»

Если в БД Системы отсутствуют данные о доходах работника за последние два года, их можно ввести вручную непосредственно в ходе процедуры расчёта суммы пособия, и эти данные будут сохранены Системой.

Расчёт пособий по временной нетрудоспособности из МРОТ производится с учётом доли ставки в кадровых данных.

Информация Система снабжена сервисом для составления Графика отпусков — см. далее

Нижняя секция вкладки предназначена для оформления приказов, ведения истории командировок выбранного сотрудника, учёта неоплачиваемых неявок и прогулов, а также для расчёта сумм сохранения среднего заработка (ССЗ) — рис. 15

Расчёт суммы сохранения среднего заработка
Рис. 15

В меню стартовой формы ввода исходных данных для расчёта сумм по сохранению среднего заработка (ССЗ) в списке причин можно использовать опции «простой по вине работодателя», а также «простой по причине, не зависящей от работника и работодателя».

На данной вкладке реализована также возможность ввода периодов, исключаемых из расчёта среднего заработка: кнопка Иные исключаемые периоды (рис. 11). Данные периоды не влияют на табель, но учитываются при расчёте и перерасчёте отпускных при настройке расчёта по кадровым данным.

Информация Данные вносятся в таблицу в ручном режиме; таблица отражает периоды, исключаемые из расчёта среднего заработка без внесения изменений в табель.

Данные таблицы участвуют в расчёте (/перерасчёте) отпускных и компенсаций за отпуск по кадровым данным. При этом сведения об отпусках и периодах временной нетрудоспособности отражаются по-прежнему, на соответствующих вкладках данного модуля Кадры.

Сведения об образовании, повышении квалификации и воинском учёте

Сведения заносятся в форму, которая расположена на закладке «Учёба и ВУ». Форма содержит две внутренние вкладки, на одной из которых ведётся учёт полученного образования, послевузовской подготовки и итогов аттестаций сотрудника, а на второй — повышения его квалификации, полученных наград, а также учёт данных о воинском учёте.

Материнство

После заполнения форм-шаблонов в секциях Система автоматически будет учитывать все суммы пособий при расчётах с данным работником.
Форма вкладки состоит из четырёх секций

Пример формы расчёта пособия по уходу за ребёнком:

Расчёт пособия по уходу за ребёнком
Рис. 16
Информация Для пособий, начисление которых начинается в 2021-м году, исключён применявшийся ранее ввод данных о приказе и вывод приказа на печать; добавлена возможность ввода сведений о периоде работы на условиях неполного рабочего времени по установленному графику.

При этом в секции «Дополнительные выходные дни по уходу за ребёнком-инвалидом» в случае включения в ведомость оплаты этих дней реализована возможность печати заявления о возмещении расходов.