5-2.01.00. Кадровые данные

Общие положения

Данные кадрового учёта группируются в Системе на пяти нижних закладках модуля КАДРЫ: «Анкетные данные», «Работа», «Льготы», «Долги, Удержания, ДСВ» и «Отпуска, Б/л, Материнство» — рис. 1.

Рис. 2-1
Рис. 1

Ведение регистра налогового учёта по работнику — на странице РЕГИСТР, где две первые нижние вкладки частично дублируют данные с аналогичных вкладок страницы КАДРЫ.

Для унификации информации её ввод в поля данных во многих случаях автоматизирован: значения вносятся не вручную, а выбором значений из справочников, созданных как пользователем самостоятельно, так и поставляемых в составе ПК «Налогоплательщик ПРО».

Обеспечен доступ к просмотру и/или оперативному редактированию справочников, используемых тем или иным модулем. К примеру, на вкладке КАДРЫ кликом кнопки Добавить Справочники можно перейти к всплывающему списку из трёх позиций: «Удостоверяющие документы», «Должности» и «Подразделения».

Внимание     В случае ведения кадрового учёта и расчётов по заработной плате непосредственно в ПК «Налогоплательщик ПРО» (при проставленном флаге «Авторасчёт» в правом нижнем углу формы) большинство полей на вкладках РЕГИСТР, 2-НДФЛ и др. заполняются данными автоматически.

Для ввода анкетных данных в форме «Отчётность по ФЛ» используются поля и элементы интерфейса, описанные ранее.

Анкетные данные

Вид формы КАДРЫ на закладке «Анкетные данные» — рис. 1 (выше), и делится на условные графические секции: поля или блоки.

Блок ввода основных анкетных данных

Здесь вводятся ФИО, дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, страховой номер, а также ИНН.

Внимание     В этом блоке реализована возможность автоматического заполнения поля «ИНН» при уже заполненных анкетных данных, либо проверки уже введённого ИНН на соответствие его анкетным данным.
Требуется наличие активного подключения к сети Интернет.

В обоих случаях действия начинаются с клика кнопки Найти ИНН поля «ИНН» и прохождения процедуры безопасного входа: требуется набрать шесть символов проверки.

Далее, если в ФНС не зарегистрирован человек с указанными анкетными данными или же эти данные некорректны, Система выдаст информацию «По указанным данным физического лица ИНН не найден!»

В противном случае требуемое поле будет корректно заполнено данными из БД ФНС РФ.
Аналогичным образом проводится проверка введённого значения ИНН.

Информация     По мере развития цифровых технологий ИНН, который сегодня в ряде отчётов не является обязательным параметром, будет таковым признан.
В связи с этим будет разумно заблаговременно провести проверку ИНН всех работников.

Поле ввода статуса работника

В зависимости от выбора значения поля «Статус» меняются алгоритмы расчёта удерживаемых сумм НДФЛ; это поле может принимать значения «Резидент», «Нерезидент», «Иностранный специалист», «Добровольное переселение», «Временное убежище» и «Патент».

Краткие пояснения к значениям поля «Статус»:

  1. «Резидент» — это физическое лицо, налоговый резидент, становящийся таковым, если фактически находится в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Категория «гражданство» значения здесь не имеет.
  2. «Нерезидент» — обратная ситуация: если физическое лицо фактически находится в Российской Федерации менее 183 календарных дней за календарный год.
  3. «Иностранный специалист» — это высококвалифицированный иностранный специалист (ВКС), то есть иностранный работник, получивший разрешение на работу без учёта квот.
  4. «Добровольное переселение» — к этой категории относятся участники программы переселения в Россию, преимущественно соотечественники.
  5. «Временное убежище» — к этой категории относятся иностранцы, получившие право на временное нахождение в России, которое можно получить в случаях, когда сохраняются условия, мешающие иностранцу вернуться домой, в частности, из-за наличия угрозы его жизни.
  6. «Патент» — это условное название статуса мигранта, получившего право на работу в РФ покупкой патента.
  7. «Патент(Резидент)» — льготы Резидента для сотрудников, работающих на патенте.

Блок ввода данных о местах рождения и жительства

Для корректного ввода в БД сведений о месте рождения, адресах регистрации и фактического проживания работника применяется встраиваемый в Систему справочник адресов КЛАДР.
Для вызова формы заполнения полей используется кнопка Открыть секцию формы (рис. 1).

В примере рис. 2 во всплывающем окне «Классификатор адресов» из списков КЛАДР для полей выбраны соответствующие значения.

Рис. 2-2
Рис. 2
Информация     При заполнении ряда полей Система контролирует соответствие вводимой информации действующим стандартам и правилам. Например, ввод в поле «Лицевой счёт» более 20 цифр или ввод в это поле буквенных или каких-либо иных символов блокируется.

Прочие и уточняющие данные

Вывод реестра работников и сведений о суммах выплат каждому в виде файла в .xml-формате для передачи его в банк возможен только при проставленной галке в поле «Включить в XML-реестр на открытие счёта».

При этом должны быть заполнены реквизиты: наименование отделения банка или филиала, а также номер лицевого счёта работника, то есть номер его «зарплатного счёта» в банке.

Сведения о гражданстве детализируются с возможностью оперативного внесения изменений: добавления кадровой записи, удаления или редактирования существующей — рис. 3.

Рис. 2-2
Рис. 3

Работа

Закладка служит для документального оформления приёма, перемещений и увольнения работника, ведения истории кадровых приказов.

Верхняя часть формы (рис. 4) предназначена для ручного ввода данных с предыдущего места работы и/или из других обособленных подразделений организации, где имеются иные условия труда и, соответственно, используются иные базовые суммы для начисления взносов во внебюджетные фонды.

Рис. 2-4
Рис. 4

После редактирования значения в любом из этих полей Система делает запрос на перерасчёт налогов или взносов (рис. 5).

Рис. 2-5
Рис. 5

После добавления новой записи в список сотрудников в табличном списке «Документы учёта кадров» появится соответствующая запись: например, запись «ПРИЕМ» — рис. 6.

Рис. 2-6
Рис. 6

После чего запись с Ф. И. О. вновь принятого в штат сотрудника отсортировывается в общем списке по алфавиту; уточнение данных для приказа о его приёме на работу производится в режиме редактирования записи в специальной форме (рис. 7).

Рис. 2-7
Рис. 7

Переход к этой форме ввода информации для формирования приказа производится нажатием кнопки Редактировать запись Редактировать запись.

В кадровых формах ввод номеров приказа и трудового договора может осуществляться в любой символьной комбинации — только цифрами или цифрами и буквами.
При заполнении поля «Аванс» числом менее 100 оно рассматривается как процент от оклада, иначе — как фиксированная сумма.
Поля «Подразделение» и «Должность» заполняются выбором значений из ранее созданных одноименных справочников.

Печать приказа о приёме на работу, как и иных документов раздела, производится кликом кнопки Печать_фас.
Предусмотрена возможность формирования четырёх типов кадровых приказов; выбор типа документа производится из списка (рис. 8), который вызывается кнопкой Добавить Добавить кадровую запись.

Рис. 2-8
Рис. 8

Выбор типа кадрового документа производится из списка отметкой соответствующего переключателя Переключатель с последующим нажатием кнопки OK.

Льготы

В верхней части закладки в табличную форму следует занести все данные на иждивенцев работника, запись с Ф. И. О. которого была предварительно отмечена курсором — рис. 9.

Рис. 2-9
Рис. 9

Внести или изменить значение полей в секциях учёта налоговых льгот и вычетов можно только при проставленной галке «Предоставить стандартные и имущественные вычеты»

Долги, Удержания. ДСВ

Форму этой закладки можно условно разделить на три секции (рис. 10):

Рис. 2-11
Рис. 10
  1. ДСВ — в секции допускается выбор источника поступления в ПФР добровольного страхового взноса, а также установление периода отчислений взносов;
  2. Долг по налогу на начало налогового периода — в зависимости от того, является ли работник резидентом или нет, есть ли у него обязательства по уплате налога с дивидендов, а также с прочих доходов (например, с полученных призовых сумм) — заполняются значениями соответствующие поля этой секции по состоянию на начало налогового периода;
  3. Алименты и исполнительные листы — поле "Основание" заполняется после клика кнопки Добавить запись Добавить записьвыбором значения из всплывающего списка.

Отпуска. Больничные листки. Материнство

Закладка предназначена для ввода исходных данных и произведения расчётов сумм по оплате отпусков, больничных листов и пособий, печати соответствующих документов, а также для ведения истории этих выплат — рис. 11.

Рис. 2-12
Рис. 11

Кнопки Печать в секциях «Отпуска», «Больничные листы» и «Выплата пособий…» становятся активными при заполнении указанных секций данными расчётов, и служат для вывода на принтер: Приказа на отпуск, Приложения к листу нетрудоспособности и Расчёта пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет.

В каждой секции кнопкой Добавить запись Добавить запись выводится соответствующая форма стартового меню, например, для ввода исходных данных для расчёта отпускных — рис. 12.

Рис. 2-13
Рис. 12

После заполнения формы «Отпуск» и клика кнопки Рассчитать отпускные во всплывающем окне «Расчёт отпуска» (рис. 13) необходимо выбрать переключатель (в нижней секции) и нажать сначала кнопку Рассчитать |=>, а затем кнопку OK.

Рис. 2-14
Рис. 13

После проверки и, при необходимости, редактирования данных предыдущего года для подсчёта среднего заработка, следует нажать кнопку Далее>> — рис. 14.

Рис. 2-15
Рис. 14

В форме «Расчёт отпуска» (рис. 15) будет отражён результат расчёта, который можно отредактировать.

Для сохранения информации в базе данных нажать кнопку OK.

Рис. 2-16
Рис. 15

В таблице «Отпуска» появится новая строка с данными расчёта — рис. 16.

Рис. 2-17
Рис. 16

До тех пор пока не будет оформлена ведомость на выплату отпускных (пока не появится в строке номер ведомости) новая запись может быть отредактирована (пиктограммы «Добавление», «Удаление», «Редактирование» и «Печать» остаются активными).

Возможно, для расчёта в БД не окажется требуемой информации. В этом случае Система предложит вручную заполнить недостающие данные.

В зависимости от того, оформлен ли отпуск полностью, кнопкой Печать могут быть выведены на принтер документы «Приказ на отпуск» и/или «Записка-расчёт на отпуск».

Информация В случае, если отпуск начинается после 02 апреля 2014 года действует новый алгоритм расчёта суммы отпускных согласно изменениям ТК РФ, внесённых в него 55-ФЗ от 2 апреля 2014 г.

Примерно таким же образом производится расчёт сумм оплаты больничных листов. Форма стартового меню представлена на рис. 17.

Рис. 2-18
Рис. 17

Если в БД Системы отсутствуют данные о доходах работника за последние два года, их можно ввести вручную непосредственно в ходе процедуры расчёта суммы пособия, и эти данные будут сохранены Системой.

Информация Система снабжена сервисом для составления Графика отпусков ¬— см. далее
Налогоплательщик ПРО, от 01-03-2017