5-3.04.00. Журнал расчётов по оплате труда

Зарплата и Кадры → Журнал расчётов по оплате труда


1 Журнал расчётов по оплате труда. Назначение

Данный сервис является дополнением к имеющейся в программе системе по расчёту заработной платы, все действия, проводимые с его помощью, автоматически отражаются в существующих ранее документах и регистрах Системы. Верно и обратное, но, в некоторых случаях, в полуавтоматическом режиме.
Сервис создан для повышения удобства работы пользователей Системы как альтернатива существующим её возможностям, а также расширяющий эти возможности.

Информация     Перед первым входом в данный режим (один раз после установки) рекомендуется выполнить режим «Профилактика».

2 Журнал расчётов по оплате труда. Интерфейс

После входа на экране появится список из содержащихся в Журнале месяцев с информацией по расчётам. Но при отсутствии таковых, а также при первом запуске он будет пустым.

Так как Журнал интегрирован с другими компонентами программы, то информацию в него можно добавить из уже имеющихся выплатных документов (ведомостей). Для этого на экране присутствует соответствующая кнопка Плюс. При этом следует учесть, что её функциональность позволяет добавить информацию из уже созданных ведомостей по зарплате только по тем месяцам, которые отсутствуют в журнале. Иначе произойдёт вход в пустой Журнал с возможностью создания ведомости непосредственно в нём.

Кнопка Перезагрузка «Перезагрузка месяца из ведомостей» выполняет аналогичную функцию, но только не для месяцев, которые уже присутствуют в списке.

Кнопка удаления Удаления работает без возможности отката, и только для тех месяцев, для которых в Журнале нет строк, включённых в выплатные документы.

Кнопка редактирования Редактирования приводит нас непосредственно в Журнал, в котором предварительно нужно выбрать месяц.

В левой секции формы размещён список сотрудников с возможностью манипуляции его содержанием и видом с помощью радиокнопок и опций в комбобоксах «Год», «Месяц» и «Подразделение».

В правой нижней части экрана имеются три настройки:

  1. Расцветка — цветовая палитра, состоящая их трёх цветов для строк, включённых в выплатные документы [розовый (начислено), жёлтый (получено работником) и оранжевый (НДФЛ и прочие удержания)], и трёх для ещё не включённых — ярко синий (начислено), бледно голубой (рассчитанный НДФЛ) и оливковый (удержания).

    Внимание     С данными в строках Журнала, включённых в ведомости, невозможны никакие операции ни по их по изменению, ни по их удалению.
    Рис. 3-17
    Рис. 1
  2. Раздвижка — это управление представлением операций: либо отделением друг от друга пустыми строками по вертикали, либо без такового. При этом одна операция может занимать от одной до трёх строк: например, расчёт и выплата премии с удержанием НДФЛ — это три строки, а удержание ранее выплаченного аванса — одна строка.
  3. Галочка «итоги» выводит на экран сводную информацию по всему списку сотрудников; предоставлена возможность оценки ситуации: например, отражением сумм задолженности по оплате труда.

В Журнале отображается также сводная информация и по выделенному курсором работнику (в правом нижнем углу экрана). Например, «Сальдо на конец» может отражать сумму, которую работодатель ещё не выплатил работнику по итогам месяца, а в случае отображения отрицательной величины — долг работника, т. е. излишне начисленные и выплаченные ему средства.

Кнопки левее этих надписей (рис. 2) также относятся персонально к работнику и позволяют работать с начислениями, выплатами и удержаниями из списка.

Кнопки «Изменить строку» и «Удалить строку» активны только для тех строк, которые не включены в выплатные документы, причём на изменение строк действует ещё одно ограничение: нельзя изменить строку по НДФЛ, т. к. она является расчётной; нужно предварительно изменить начисление.

Кликом кнопки «Проверить НДФЛ» производится расчёт НДФЛ и сверка правильности исчисленной суммы удержания; кнопка активна только при наличии строк, не включённых в выплатные документы ранее.

Рис. 3-18
Рис. 2

Кнопка «...Добавить из ведомостей» предназначена для синхронизации строк, включённых в выплатные документы с данными, содержащимися в ведомостях для одного, выделенного курсором работника.

Функциональность кнопки «Добавить строку» аналогична используемой в ведомостях.

Сначала выбираем вид начисления:

Рис. 3-19
Рис. 3

А затем указываем в стартовом меню все остальные данные:

Рис. 3-20
Рис. 4

Стоит обратить внимание:

Информация     Кнопка печати Печать на главном экране Журнала в левом нижнем углу экрана появляется только в том случае, если в списке начислений, выплат и удержаний активна строка с номером ведомости.

3 Групповые операции по расчёту и по оплате

Групповые операции по Журналу размещены в одной форме и подразделяются на «Операции по расчёту» и «Операции по выплате» (рис. 5):

Рис. 3-21, 22
Рис. 5

4 Операции по расчёту. Аванс

Расчёт аванса выполняется с использованием опций:

По сравнению со штатными возможностями Системы в Журнале дополнительно введён повременный расчёт: в стартовом меню выбирается какой-то диапазон месяца (например, с 01.02 по 10.02), а программа рассчитывает как-бы зарплату за это время, но без удержания НДФЛ.

Если по какой-либо причине расчёт аванса требуется скорректировать или отменить (разумеется, до того момента, как он был выплачен), необходимо выбрать опцию «по кадровым данным» и запустить стартовые меню (рис. 6):

Рис. 3-23
Рис. 6

Выбором опций:

Информация     Принципиальное отличие данного Журнала от ведомостей состоит в том, что расчёт сумм ещё не означает их выплату (включение в выплатные документы).

5 Операции по расчёту. Зарплата

В стартовом окне предусмотрена возможность управления диапазоном расчёта, т. е. предоставлена возможность произвести его не только за весь месяц полностью, но и за часть периода.

Кроме этого, можно дополнительно включить в расчёт начисления или удержания (кнопка «Изменить порядок расчёта») — рис. 7. В левой части располагаются начисления, включаемые в расчёт, а в правой, соответственно, удержания. Начисление «Оплата труда» и удержания «Налог на доходы» и «Удержание аванса» включены по умолчанию, их нельзя исключить из списка или перенастроить. Все другие начисления и удержания можно добавить или затем удалить из списка.

Тип расчёта может быть только одним из двух: «По справочнику» или «Процент» (опции появляются в нижней части формы при выборе конкретных добавлений).

Тип «По справочнику» подразумевает под собой применение методики, заложенной в справочнике начислений или удержаний. При этом следует учитывать некоторые особенности: например, нельзя добавить вид начисления «Аванс»; выбор начисления «Больничный лист» означает выплаты по временной нетрудоспособности как за счёт средств предприятия, так и за счёт средств ФСС; начисления и удержания с методом ввода «вручную» бессмысленно включать в список и т. п.

Тип расчёта «Процент» подразумевает начисление (удержание) всем работникам из списка указанного процента, такое наверно нужно не часто, но «раз в жизни» может понадобиться.

Рис. 3-24
Рис. 7

Итог расчёта в примере за сентябрь 2017 г. представлен на рис. 8:

Рис. 3-25
Рис. 8

Аналогично авансовым выплатам рассчитанную, но не выплаченную зарплату можно будет впоследствии рассчитать заново («взамен» или «в дополнение»).

6 Операции по расчёту. Добавить начисление/удержание

После выбора, например, начисления «ПРМ» (Месячная премия) и использования функциональной кнопки «Проставить всем сумму» нужно осуществить сохранение информации по кнопке «Выход с формированием ведомости» Кнопка «Выход с формированием ведомости» — произойдёт формирование ведомости (как уже было описано на примере аванса) с последующим сохранением данных и в Журнале.

Для редактирования доступна графа начисленная сумма — НДФЛ и сумма к выплате рассчитываются автоматически. Расчёт НДФЛ можно отключить специальной кнопкой, но только для всего списка, для варианта одному рассчитать, а другому нет, нужно применять разные списки. Кнопку «Рассчитать всем по справочнику» применить практически невозможно, т. к. обычно начисления в справочнике настроены для ручного ввода. Кнопка «Проставить всем сумму» позволяет внести всем одинаковую начисленную сумму, причём сумма эта может быть положительной или нулевой — отрицательные суммы вносятся только персонально каждому.

7 Операции по расчёту. Изменить начисление/удержание

Групповая операция «Изменить начисление/удержание» аналогична вышеописанному добавлению с той разницей, что при добавлении на экране возникает список из всех сотрудников, а при изменении только из тех, у кого это начисление или удержание присутствует в журнале и оно не включено в выплатные документы. Причём, если в журнале у одного сотрудника присутствуют несколько строк с выбранным начислением (удержанием), то и в списке будет несколько строк.

8 Операции по расчёту. «Расчёт НДФЛ» и «Расчёт удержаний»

Применяется, если в процессе начислений и прочих расчётов удержания НДФЛ прочие не были по какой-то причине сделаны. Такие ситуации редки, однако и они автоматизированы в Системе.

9 Операции по выплате. «Проверка расчёта НДФЛ» и «Проверка сальдо на конец месяца»

Оба этих режима позволяют сформировать «рабочие» списки для специалиста по расчёту зарплаты, позволяющие некоторым образом контролировать процессы взаиморасчётов.

Проверка НДФЛ позволяет выявить расхождения сумм НДФЛ, отражённых в Журнале, с «правильными» значениями, которые получаются в результате их перерасчёта. При этом проверка проводится только для тех работников, которые имеют начисления, ещё не включённые в выплатные документы.

Пример вида формы «Контроль сальдо...» представлен на рис. 9.

Рис. 3-26
Рис. 9

В отличие от проверки НДФЛ проверка сальдо на конец месяца выводит изначально на экран список всех сотрудников независимо есть ли у них «расхождения» по выплате заработной платы или нет.

10 Операции по выплате. Выплата аванса

Рассмотрим процедуру формирования выплатной ведомости на примере выплаты аванса по заработной плате (остальные типы выплат построены по одинаковому принципу).

Для формирования ведомости на выплату аванса и записи её данных в регистрах Системы в форме «Операции по Журналу расчётов» выберем опцию «Операции по выплате» «Выплата аванса». Результат представлен на рис. 10.

Рис. 3-27
Рис. 10

На экране появляется список из всех сотрудников, которым начислен, но ещё не выплачен аванс за выбранный месяц. Самая левая графа — управляемый признак включения в ведомость. По колонкам «Таб. Номер» и «Ф. И. О.» двойным кликом возможна сортировка сотрудников; сумма к выплате — величина неизменная в этом списке, меняется в Журнале.

Итоговая сумма — величина расчётная, выводится на основании сумм из Журнала и галочек включения.

Клик кнопки «Выход без формирования ведомости» возвращает к предыдущему экрану, клик кнопки «Выход с формированием ведомости» приводит к экрану старта формирования ведомости на выплату аванса (рис. 11):

Рис. 3-28
Рис. 11

В этой форме уже невозможно исключить сотрудников из списка, можно только отказаться от формирования ведомости в целом (кнопка «Отмена»).

В верхней части экрана все традиционно: можно изменить даты и т. п. Отличие от стандартного меню, ранее используемого в Системе, — в том, что появляется специальный вид ведомости: «Из журнала расчётов». Это специальный вид ведомостей, который автоматически добавился в справочник видов ведомостей.

По кнопке «ОК» переходим на следующий шаг:

Рис. 3-29
Рис. 12

После сохранения информации Система переходит в традиционное меню, в котором представлены обычные опции просмотра или печати документа (рис. 13):

Рис. 3-30
Рис. 13

При этом в форме «Выплатные ведомости» (Заплата и Кадры → Ведомости по зарплате), в колонке «Наименование» появится запись «Из журнала расчётов».

11 Операции по выплате. Выплата зарплаты

Сразу после выбора периода и опции группового расчёта появляется экран следующего типа (рис. 14):

Рис. 3-31
Рис. 14

В левой секции формы — список сотрудников, справа отражаются суммы начислений и удержаний сотрудника, выделенного курсором в левом списке. При этом представлены итоги как по начислениям и удержаниям в целом, так и сумма к выплате. Информация в целом по проекту ведомости также присутствует: она расположена в нижней части экрана (шрифт синего цвета).

При формировании данного списка из Журнала берутся все имеющие место начисления и удержания, ещё не включённые в ведомости с возможностью управления содержанием информации: галочки присутствуют и используются не только в списке работников, но и для каждого начисления и удержания в отдельности. Снятие галки в списке приводит к аналогичному эффекту для всех начислений и удержаний.

Любые иные ручные изменения приводят к изменению итоговых сумм; те начисления и удержания, которые остались без галочек и, соответственно, в ведомость включены не были, остаются в журнале без номера ведомости с неизменившейся окраской.

12 Операции по выплате. Выплата по виду начисления

Основной принцип выплаты уже описан на примере аванса. Для того, чтобы произвести выплату по какому-либо виду начисления, необходимо сначала его выбрать. После чего на экране появится список, в котором можно манипулировать только одной возможностью — включить работника в ведомость или нет, по окончании этих манипуляций можно сформировать ведомость из выбранных сотрудников.

13 Операции по выплате. Общая загрузка из ведомости

Режим предназначен для синхронизации всех расчётов всех сотрудников за выбранный месяц с содержанием ведомостей (налогового регистра). Работает сервис следующим образом: из Журнала удаляются все строки с номером ведомости, а вместо них «закачиваются» сведения за месяц из файла доходов.

Рис. 3-32
Рис. 15

Поскольку в ведомостях и налоговом регистре никах действий не производилось, то собственно и разницы особой нет — только строки, включённые в ведомости «встали» вниз и «исчезли» даты начала и окончания периода (эти даты не заполняются в связи с их отсутствием в доходах работника — их присутствие относится только к журналу расчётов).
Пример представлен на рис. 15.

14 Операции по выплате. Окончание расчётов за месяц

Эта опция относится исключительно к расчётам в описываемом Журнале, на работу с ведомостями и тем более налоговым регистром она не оказывает никакого влияния.

Первым обязательным условием закрытия расчётов является их закрытие за предыдущий месяц (если за предыдущий месяц Журнал заполнен). Второе обязательное условие — должны быть произведены расчёт и выплата зарплаты.

При закрытии производится сначала первая проверка: правильности исчисления НДФЛ; если обнаружатся ошибки, появится сообщение о продолжении работы — можно продолжить с их сохранением, а можно отказаться от закрытия для исправления ошибок.

Следующая проверка — сравнение наличия строк с начислениями и удержаниями, не включёнными в ведомости. При наличии последних выдаётся соответствующее сообщение; такие начисления и удержания можно либо перенести на следующий месяц, либо отказаться от закрытия для решения проблемы.

Если же никаких проблем при закрытии не выявлено, то на экран выдаётся повторный вопрос на закрытие.

Внимание     Закрытие производится один раз и безвозвратно, отличительной чертой закрытия месяца является пиктограмма закрытого замочка рядом со словом «месяц», единственная операция доступная для закрытого месяца — загрузка информации из ведомостей.
Налогоплательщик ПРО, версия от 8 декабря 2017