5-3.04.00. Журнал расчётов по оплате труда: документы расчёта и выплат

Зарплата и Кадры → Журнал расчётов по оплате труда (Начисление зарплаты)

Данный сервис является дополнением (или альтернативой) к имеющемуся в программе функционалу «Ведомости по зарплате». Все действия, проводимые с его помощью, автоматически отражаются в существующих ранее документах и регистрах Системы. Верно и обратное, но, в некоторых случаях, согласование данных производится в полуавтоматическом режиме.
Сервис создан для повышения удобства работы пользователей Системы как существенно расширяющий возможности бухгалтера по ведению учёта на участке «Расчёты с персоналом по оплате труда».

1 Журнал расчётов по оплате труда. Назначение

Журнал позволяет рассчитывать аванс, зарплату, производить прочие начисления доходов и удержания, корректно выполнять обязанности налогового агента по исчислению НДФЛ, начислению обязательств по уплате социальных взносов, а также формировать документы на выплату доходов как персоналу, так вести расчёты с работниками по ГПД и с учредителями.

Все сформированные в Журнале бухгалтерские записи интегрируются в общую систему выплатных документов и включаются в общий список ведомостей, отражаясь в форме сервиса «Ведомость по зарплате», где в поле «Наименование» в этом случае будет запись «Из журнала расчётов».

Одновременно в Журнал (рис. 1) автоматически подгружаются все ведомости, созданные пользователем Системы в сервисе «Ведомость по зарплате» (правая секция).

Рис. 3-15
Рис. 1
Информация     Перед первым входом в данный режим (один раз после установки) рекомендуется выполнить режим «Профилактика».

Если секции Журнала пусты (например, в начале года), то в интерфейсе формы автоматически появляется кнопка «Добавить следующий месяц». После клика этой кнопки или любой иной в секции «Месяцы, присутствующие в журнале» Система переходит в интерфейс Журнала (см. рис. 3-20 ниже), в котором можно создать любой вид ведомости по начислению и/или выплате доходов сотрудникам за любой выбранный период.

Описание интерфейса Журнала — см. далее.

2 Групповые операции по расчёту и по оплате. Элементы интерфейса

Список групповых операции и по расчёту, и по выплате доходов в Журнале отделяются секциями: «Операции по расчёту» и «Операции по выплате» (рис. 2).

В правом верхнем углу отображается период, за который предполагается провести расчёты с персоналом по оплате труда. Пиктограмма «замок» отражает статус периода: «Открыт для редактирования», либо «Для любых изменений закрыт».

Рис. 3-16
Рис. 2

3 Операции по расчёту. Аванс

Расчёт аванса выполняется с использованием опций:

По сравнению к прежним возможностям Системы в этом сервисе дополнительно введён повременный расчёт: в стартовом меню выбирается какой-то диапазон месяца (например, с 01.02 по 10.02), а программа рассчитывает как-бы зарплату за это время, но без удержания НДФЛ.

Если по какой-либо причине расчёт аванса требуется скорректировать или отменить (разумеется, до того момента, как он был выплачен), необходимо выбрать опцию «по кадровым данным» и запустить новое стартовые меню (рис. 3):

Рис. 3-17
Рис. 3

Выбором опций:

Информация     Принципиальное отличие данного Журнала от ведомостей состоит в том, что расчёт сумм ещё не означает их выплату (включение в выплатные документы).

4 Операции по расчёту. Зарплата. Элементы интерфейса

В стартовом окне предусмотрена возможность управления диапазоном дат расчёта, т. е. предоставлена возможность произвести его не только за весь месяц полностью, но и за часть периода.

Кроме этого можно дополнительно включить в расчёт начисления или удержания (кнопка «Изменить порядок расчёта») — рис. 4.

Рис. 3-18
Рис. 4

В левой части формы «Порядок расчёта зарплаты» (рис. 5) располагаются начисления, включаемые в расчёт, а в правой, соответственно, удержания. Начисление «Оплата труда» и удержания «Налог на доходы» и «Удержание аванса» включены по умолчанию, их нельзя исключить из списка или перенастроить. Все другие начисления и удержания можно добавить или затем удалить из списка.

Рис. 3-19
Рис. 5

Тип расчёта может быть только одним из двух: «По справочнику» или «Процент» (опции появляются в нижней части формы при выборе конкретных добавлений).

Тип «По справочнику» подразумевает под собой применение методики, заложенной в справочнике начислений или удержаний. При этом следует учитывать некоторые особенности: например, нельзя добавить вид начисления «Аванс»; выбор начисления «Больничный лист» означает выплаты по временной нетрудоспособности как за счёт средств предприятия, так и за счёт средств ФСС; начисления и удержания с методом ввода «вручную» бессмысленно включать в список и т. п.

Тип расчёта «Процент» подразумевает начисление (удержание) всем работникам из списка указанного процента, такое наверно нужно не часто, но «раз в жизни» может понадобиться.

Итог расчёта в примере за июль 2018 г. по сотруднику Криворучко представлен на рис. 6:

Рис. 3-20
Рис. 6

Аналогично авансовым выплатам рассчитанную, но не выплаченную зарплату можно будет впоследствии рассчитать заново («взамен» или «в дополнение»).

Включение цветовой подсветки строк управляется флаговым полем «расцветка». Цветов используется шесть — три для строк, включённых в выплатные документы и три для ещё не включённых:

Строки, включённые в ведомости, выделены отдельными цветами потому, что с ними уже невозможны никакие операции по изменению в данном журнале.

5 Операции по расчёту. Добавить начисление/удержание

После выбора, например, начисления «Месячная премия» («ПРМ») и использования функциональной кнопки «Проставить всем сумму» нужно осуществить сохранение информации по кнопке «Выход с формированием ведомости» — в результате произойдёт формирование ведомости (как уже было описано на примере аванса) с сохранением данных в Журнале.

6 Операции по расчёту. Изменить начисление/удержание

Групповая операция «Изменить начисление/удержание» аналогична вышеописанному добавлению с той разницей, что при добавлении на экране возникает список из всех сотрудников, а при изменении только из тех, у кого это начисление или удержание присутствует в журнале и оно не включено в выплатные документы. Причём, если в журнале у одного сотрудника присутствуют несколько строк с выбранным начислением (удержанием), то и в списке будет несколько строк.

7 Операции по расчёту. «Расчёт НДФЛ» и «Расчёт удержаний»

Применяется, если в процессе начислений и прочих расчётов удержания НДФЛ прочие не были по какой-то причине сделаны. Такие ситуации редки, однако и они автоматизированы в Системе.

    

8 Операции по выплате. «Проверка расчёта НДФЛ» и «Проверка сальдо на конец месяца»

Оба этих режима позволяют сформировать «рабочие» списки для специалиста по расчёту зарплаты, позволяющие некоторым образом контролировать процессы взаиморасчётов.

Проверка НДФЛ позволяет выявить расхождения сумм НДФЛ, отражённых в Журнале, с «правильными» значениями, которые получаются в результате их перерасчёта. При этом проверка проводится только для тех работников, которые имеют начисления, ещё не включённые в выплатные документы.

Пример вида формы «Контроль сальдо...» представлен на рис. 7.

Рис. 3-21
Рис. 7

В отличие от проверки НДФЛ проверка сальдо на конец месяца выводит изначально на экран список всех сотрудников независимо есть ли у них «расхождения» по выплате заработной платы или нет.

9 Операции по выплате. Выплата аванса

Рассмотрим процедуру формирования выплатной ведомости на примере выплаты аванса по заработной плате (остальные типы выплат построены по одинаковому принципу).

Для формирования ведомости на выплату аванса и записи её данных в регистрах Системы в форме «Операции по Журналу расчётов» (рис. 2) выберем опцию «Операции по выплате» → «Выплата аванса». Результат представлен на рис. 8.

Рис. 3-22
Рис. 8

На экране появляется список из всех сотрудников, которым начислен, но ещё не выплачен аванс за выбранный месяц. Самая левая графа — управляемый признак включения в ведомость. По колонкам «Таб. Номер» и «Ф. И. О.» двойным кликом возможна сортировка сотрудников; сумма к выплате — величина неизменная в этом списке, меняется в Журнале.

Итоговая сумма — величина расчётная, выводится на основании сумм из Журнала и галочек включения.

Клик кнопки «Выход без формирования ведомости» возвращает к предыдущему экрану, клик кнопки «Выход с формированием ведомости» приводит к экрану старта формирования ведомости на выплату аванса (рис. 9):

Рис. 3-23
Рис. 9

В этой форме уже невозможно исключить сотрудников из списка, можно только отказаться от формирования ведомости в целом (кнопка «Отмена»).

В верхней части экрана все традиционно: можно изменить даты и т. п. Отличие от стандартного меню, ранее используемого в Системе, — в том, что появляется специальный вид ведомости: «Из журнала расчётов». Это специальный вид ведомостей, который автоматически добавился в справочник видов ведомостей.

По кнопке «ОК» переходим на следующий шаг:

Рис. 3-24
Рис. 10

После сохранения информации Система переходит в традиционное меню, в котором представлены обычные опции просмотра или печати документа.

При этом в форме «Выплатные ведомости» (Заплата и Кадры → Ведомости по зарплате), в колонке «Наименование» появится запись «Из журнала расчётов».

10 Операции по выплате. Выплата зарплаты

Сразу после выбора периода и опции группового расчёта появляется экран формы «Выплата зарплаты» (рис. 11):

Рис. 3-25
Рис. 11

В левой секции формы — список сотрудников, справа отражаются суммы начислений и удержаний сотрудника, выделенного курсором в левом списке. При этом представлены итоги как по начислениям и удержаниям в целом, так и сумма к выплате. Информация в целом по проекту ведомости также присутствует: она расположена в секции правой части экрана.

При формировании данного списка из Журнала берутся все имеющие место начисления и удержания, ещё не включённые в ведомости с возможностью управления содержанием информации: галочки присутствуют и используются не только в списке работников, но и для каждого начисления и удержания в отдельности. Снятие галки в списке приводит к аналогичному эффекту для всех начислений и удержаний.

Любые иные ручные изменения приводят к изменению итоговых сумм; те начисления и удержания, которые остались без галочек и, соответственно, в ведомость включены не были, остаются в журнале без номера ведомости с неизменившейся окраской.

Заключительная фаза работы с формой — определиться со способом выхода из неё: с— или без формирования зарплатной ведомости.

11 Операции по выплате. Выплата по виду начисления

Основной принцип выплаты уже описан на примере аванса. Для того, чтобы произвести выплату по какому-либо виду начисления, необходимо сначала его выбрать. После чего на экране появится список, в котором можно манипулировать только одной возможностью — включить работника в ведомость или нет, по окончании этих манипуляций можно сформировать ведомость из выбранных сотрудников.

12 Операции по выплате. Общая загрузка из ведомости

Режим предназначен для синхронизации всех расчётов всех сотрудников за выбранный месяц с содержанием ведомостей (налогового регистра). Работает сервис следующим образом: из Журнала удаляются все строки с номером ведомости, а вместо них «закачиваются» сведения за месяц из файла доходов.

Рис. 3-26
Рис. 12

Поскольку в ведомостях и налоговом регистре никах действий не производилось, то собственно и разницы особой нет (ср. с рис. 12 с рис. 5) — только строки, включённые в ведомости «встали» вниз и «исчезли» даты начала и окончания периода (эти даты не заполняются в связи с их отсутствием в доходах работника — их присутствие относится только к журналу расчётов).

13 Операции по выплате. Окончание расчётов за месяц

Эта опция (меню рис. 2) относится исключительно к расчётам в описываемом Журнале, на работу с ведомостями и тем более налоговым регистром она не оказывает никакого влияния.

Первым обязательным условием закрытия расчётов является их закрытие за предыдущий месяц (если за предыдущий месяц Журнал заполнен). Второе обязательное условие — должны быть произведены расчёт и выплата зарплаты.

При закрытии производится сначала первая проверка: правильности исчисления НДФЛ; если обнаружатся ошибки, появится сообщение о продолжении работы — можно продолжить с их сохранением, а можно отказаться от закрытия для исправления ошибок.

Следующая проверка — сравнение наличия строк с начислениями и удержаниями, не включёнными в ведомости. При наличии последних выдаётся соответствующее сообщение; такие начисления и удержания можно либо перенести на следующий месяц, либо отказаться от закрытия для решения проблемы.

Если же никаких проблем при закрытии не выявлено, то на экран выдаётся повторный вопрос на закрытие.

Внимание     Закрытие производится один раз и безвозвратно, отличительной чертой закрытия месяца является пиктограмма закрытого замочка рядом со словом «месяц», единственная операция доступная для закрытого месяца — загрузка информации из ведомостей.
Налогоплательщик ПРО, версия от 3 сентяюря 2018