8-5.00.00. Электронный документооборот (Технологический сервис обмена документами - B2B)

Обмен документами

БухУчет → Электронный документооборот → Обмен документами

Технологический сервис обмена документами «Бизнес-к-Бизнесу» (Электронный документооборот B2B) предназначен для отправки и получения по обычной электронной почте бухгалтерских, справочных и кадровых документов в их содержательной, смысловой части, обеспечивает между контрагентами электронный документооборот.
Сервис не имеет ограничений по типу и количеству отправляемых и получаемых документов; их отправка производится по обычной электронной почте неограниченному кругу партнёров (их число определяется в настройках сервиса).

Каждому из партнёров отправляется не последовательно документ за документом, а один их пакет, который может быть разнороден по типам документам. Количество и объём пакетов формируется за один сеанс по числу контрагентов и зависит от определяемого оператором периода выборки и наличия документов.

В стартовой версии сервиса обеспечена возможность обмена только товаросопроводительными документами. Таким образом в одном пакете электронной рассылки по одному адресу могут содержаться данные, например, 12-ти счетов-фактур, 23-х накладных, 4-х Актов и, к примеру, 12-ти УПД, отобранных отправителем за период времени.

Формат пакета документов в один электронный адрес содержит один заголовок для всего пакета со служебной информацией отправителя, сведениями о нём (данные карточки контрагента-отправителя) и основными реквизитами покупателя; далее пакет содержит смысловую информацию по отобранным для отправки типам документов. Смысловая информация — это, например, вся табличная часть каждой из передаваемых накладных ТОРГ-12. Смысловая информация структурирована в группы по типам документов и полностью соответствует стандартам форматов данных, предназначенных к передаче в рамках юридически-значимого электронного документооборота.

Внимание     Данный сервис не требует наличия электронной подписи и применения каких-либо криптоаналитических (шифровальных) программ у отправителя и криптографических (дешифровальных) программ у получателя.

Ожидаемые преимущества от использования сервиса «Электронный документооборот»:

После принятия решения о приёме всего ли пакета документов или же его части бухгалтер (оператор) производит проверку фигурирующих в документах позиций на предмет их наличия в своём справочнике номенклатуры товаров (услуг, работ) во избежании задвоения позиций, а затем, в случае ведения не упрощённого учёта, запуском типовой операции проводит контировку записей оприходования ТМЦ, и, если требуется, дополняет бухгалтерские записи необходимой ему информацией.

Если участники электронного документооборота ведут бухгалтерский учёт в программе «Налогоплательщик ПРО», формирование черновиков бухгалтерских документов в их базах данных из полученного через e-mail пакета документов не потребует использования какого-либо дополнительного программного блока: на финишном шаге процедуры приёмки документов справочник номенклатуры автоматически заполнится новыми позициями, а переданные документы будут автоматически разнесены по соответствующим журналам. Для акцепта принятых документов останется выбрать типовую операцию (возможно через групповую операцию), а также заполнить небольшой объём возможно отсутствующей в полученном документе информации (/реквизитов) — что на порядок менее трудозатратно против процедуры ввода полных данных документа.

Информация     Единственным условием для успешной работы сервиса в программе «Налогоплательщик ПРО» является настроенный, и стандартный в базовой поставке ПО, сервис «Документы по почте» (см. меню «Документы по почте»: Настройки и Сервис → Данные организации → Сведения об организации), а также полностью заполненные карточки контрагентов; особенно в части указания электронного адреса партнёра.

В случае если передача пакета документов направлена контрагенту, который использует иную бухгалтерскую программу, для выгрузки структурированной информации в БД этой программы этому контрагенту необходимо иметь программу-конвертер.

Этапы работы с сервисом. Выгрузка: Шаги 1..5

Предварительные действия

После первого запуска сервиса необходимо произвести настройку сервиса (кнопка в левом нижнем углу формы). Настройка сервиса производится на пяти закладках: «Общие», «Обмен», «Контрагенты», «Операции» и «Справочники»

На закладке «Общие» устанавливается порядок сортировки документов, списков контрагентов и вид кодировки файла.

На закладке «Обмен» (рис. 1) определяются пути к папкам для выгрузки и загрузки файлов в полной аналогии с Системой Банк-Клиент для последующего автозаполнения их исходящими и входящими пакетами документов. Эти папки следует предварительно организовать в корневой директории ПК «Налогоплательщик ПРО»: например, Post_In и Post_out. Здесь же можно определить какие данные о своей организации не требуется отправлять.

Рис. 5-1
Рис. 1

Не все партнёры могут оказаться готовы к совместному использованию сервиса. Поэтому на закладке «Контрагенты» в список выбираются только те из них, которые дали согласие на выгрузку и/или получение документов. Этот список можно формировать при каждом сеансе подбора документов для отправки (проставить флаг в поле «Установить список контрагентов перед началом выгрузки документов»).

Кнопка «Добавить» позволяет оперативно расширить списочный состав контрагентов в справочнике «Организации»

На закладке «Операции» определяется какой тип принимаемого документа требует формирования бухгалтерской записи, а на закладке «Справочники» отметкой соответствующих радиокнопок определяются показатели, по которым программа будет предлагать идентифицировать поступающую позицию в случае, если таковая по наименованию мало отличается от уже имеющейся.


Шаг 1

После сохранения настроек нужно на Шаге 1 сделать выбор: производить ли выгрузку документов или же их загрузку.


Шаг 2

В этой форме определяется за какой период и какие типы документов нужно подобрать для выгрузки. Здесь же можно редактировать список контрагентов — получателей документов: определить в подбор весь их список из справочника (по умолчанию), или же ограничить список выбранными в секцию «Контрагенты» позициями справочника Системы «Организации».


Шаг 3

В форме перечислены контрагенты, для которых возможна выгрузка документов; количество документов указано в соответствующем поле. Список можно корректировать.

Рис. 5-2
Рис. 2

Шаг 4

На этом этапе подготовки документов к отправке можно часть из них исключить из соответствующего пакета (см. рис. 3).

Рис. 5-3
Рис. 3

Для удобства просмотра сформированного сервисом списка предусмотрена сортировка записей тремя способами: в виде общего списка, с группировкой документов по контрагентам или же по типу документов.


Шаг 5

На последнем шаге процедуры подбора и отправки документов производится проверка адреса папки выгрузки пакетов и визуальная проверка корректности записей в форме на предмет наличия в ней электронных адресов получателей пакетов.

Если таковых адресов в соответствующем поле формы нет, в папке исходящих документов пакет всё равно будет сформирован, но адресату не передан.

В таком случае следует на будущее дозаполнить соответствующие позиции в справочнике «Организации», а сформированный документ отправить вложением по электронной почте обычной процедурой.

Рис. 5-4
Рис. 4

В случае если партнёр имеет несколько адресов электронной почты и эти адреса имеются в справочнике «Организации», на этом шаге можно выбрать требуемый. По умолчанию выбирается e-mail, который на закладке карточки контрагента «Почта» отмечен как используемый для подстановки по умолчанию (выделен полужирным шрифтом в списке электронных адресов).

Двойным кликом или нажатием клавиши Enter по строке с именем файла можно предварительно просмотреть содержание каждого из сформированных пакетов документов.

В настоящей версии сервиса можно выбрать только тип. txt-формата.
Поле «Формат» типа комбобокс является перспективным: при развитии сервиса и изменениях в законодательстве вполне возможны изменения в формате передаваемых данных. Выбором версии формата можно будет передавать как документы, созданные до очередных нововведений законодателя, так и после оных. В настоящей версии сервиса список форматов передачи данных состоит из одной позиции.

Процедура выгрузки документов заканчивается кликом кнопки «Отправить по электронной почте».

Вернуться к оглавлению

Этапы работы с сервисом. Загрузка: Шаги 1..7

Шаг 1

На первом шаге выбирается операция «Загрузить документы».
Переход на следующий шаг осуществляется кликом кнопки «Далее >>».


Шаг 2

Если в настройках сервиса у контрагента, у которого также установлена программа «Налогоплательщик ПРО», указан путь к папке для загрузки документов, то в форме «Поиск и контроль файлов» сразу же будет отражён пакет, пока ещё не импортированный в базу данных (БД) — рис. 5.

Рис. 5-5
Рис. 5

Шаг 3

На этом шаге можно часть документов отметить (снять галку), и тогда они не будут импортированы в БД.

На закладке «Критические ошибки» отображаются документы, в которых формат значения какого-либо параметра не соответствует стандарту: например, разрядность ИНН, единица измерения etc.


Шаг 4

На этом шаге происходит сверка данных организации-отправителя, которые берутся «шапки» пакета документов, с похожими в БД данными. Если данные партнёра совпадают полностью с полученными, альтернатив в опции «Выбор пользователя» нет. Иначе можно выбрать опцию «Добавить (карточку контрагента) в справочник (организаций)» или же, выбрав из своего справочника организаций похожего по всем параметрам контрагента, оперативно изменить часть его реквизитов (в примере КПП, рис. 5-5). С тем, чтобы не плодить двойников в базе данных.

Рис. 5-6
Рис. 6

Шаг 5

На этой стадии обработки полученного пакета разных типов товаросопроводительных документов ставится по сути фильтр появлению дубликатов записей в товарной номенклатуре.

Функционирует сервис на этом шаге точно так, как и на предыдущем: см. рис. 7:

Рис. 5-7
Рис. 7

Шаг 6

На этом этапе подготовки импорта документов (их типов) в БД можно выбрать типовую операцию (рис. 8) или Аналитику по документу.

Рис. 5-8
Рис. 8

Шаг 7

На последнем, седьмом шаге производится загрузка документов в БД с предварительной установкой даты их регистрации.

Информация     Последующие сервисы меню «Электронный документооборот» служат для передачи партнёрам данных, которые не связаны или напрямую не связаны с товаросопроводительными документами. Эти данные могут представлять собой документы, справочники, иную информацию, например, кадровую при переходе работника из головного офиса в обособленное подразделение организации.

Вернуться к оглавлению

Карточка контрагента

На стадии заключения контрактов (договоров) или в иных случаях можно передать партнёру все необходимые для оформления как договоров, так в последующем нужных для проверки пакетов входящих первичных учётных документов сведения о своей организации — карточку контрагента. С другой стороны, сервис позволяет в режиме «Загрузить документы» автоматически записать в БД все данные контрагента, полученные в рамках сервиса, который функционирует полностью аналогично предыдущему — «Обмен документами».

Цель разработки этого сервиса — сократить трудозатраты бухгалтера на ввод всех регистрационных данных контрагента в соответствующий справочник, а также исключить при этом ошибки ввода. При изменении набора данных организации (например, КПП, кода ОКТМО, физического адреса etc.) достаточно вновь отослать всем партнёрам свою карточку по сути одним кликом.

Особенность эксплуатации сервиса «Карточка контрагента» по сравнению с предыдущим состоит только в стартовом меню.

Вернуться к оглавлению

Карточка номенклатуры

Сервис разработан в предположении, что ещё до начала первых поставок товаров (оказания услуг, производства работ) партнёры могут почти в автоматическом режиме согласовать свои номенклатурные справочники, по сути их полностью синхронизировать по списку предполагаемых позиций поставок.

Это позволит партнёрам избежать в дальнейшем процедуры ручной блокировки задвоения позиций товарной номенклатуры и тем резко ускорить процесс ввода в свои БД первичных документов, полученных от контрагента.

Кроме всего прочего достигнутая таким образом идентичность товарных позиций в справочниках номенклатуры партнёров (наименование, мерные характеристики, шрих-код в формате EAN-13 etc.) поможет в последующем существенно снизить как трудоёмкость работ по сверке документов, так и упростить в ряде случаев экспорт данных из бухгалтерской программы-«экспортёра» непосредственно в управленческую программу контрагента, функционирующую, например, в торговом зале с кассовой линейкой.

При этом в карточки номенклатуры контрагента-получателя могут дополнительно быть переданы свойства (параметры) продукции, крайне необходимые при ведении управленческого учёта: срок годности продукта с даты изготовления, вид упаковки, её вес (объём), номер ГТД, наличие ГМО, код товара, который входит в соответствующую группировку товаров по ОКПД2, а также наименование этой группы Общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности (что предложено Минфином для вывода кода и названия группировки в кассовый чек онлайн-касс), наименование производителя, максимальный объём поставки за период etc., etc.

Вернуться к оглавлению

Налогоплательщик ПРО, версия от 18 октября 2017