Формы и форматы электронных документов, требования и законодательная база

ООО «Служба налогоплательщика» с первых шагов цифровизации документооборота между налогоплательщиками (страхователями) — с одной стороны, и подразделениями ФНС и отделениями социальных фондов — с другой, принимает в этом процессе непосредственное участие. Так за свою многолетнюю историю специалистами Службы по заказам Минфина и ФНС РФ было разработано более 300 отчётных форм, справок, форм расчётов и их электронных форматов, а также даны экспертные заключения для рабочих комиссий Ассоциации «Разработчики и операторы систем электронных услуг» (РОСЭУ) по созданию форматов документов и методических материалов по развитию электронного документооборота.

Одновременно с формами и электронными форматами документов Служба налогоплательщика разрабатывает алгоритмы проверки отчётных данных, подготовленных для представления в ИФНС и в отделения социальных фондов. При этом для пользователей бухгалтерского софта – клиентов Службы средствами нашего ПО автоматически формируется подробный свод информации с итогами проверки того или иного отчёта с перечнем допущенных ошибок.

Этот сервис подготовки отчётов и их проверки Служба налогоплательщика предлагает и для внешних пользователей, которые штатно не используют Программный комплекс «Налогоплательщик Про»: в его облегчённую версию «Лайт» встроены механизмы импорта данных из иных учётных систем с последующим формированием внешних отчётов при их предварительной проверке штатными средствами нашего софта.

Непосредственное участие в работе Минфина и ФНС РФ по цифровизации документооборота обеспечивает нашей компании возможность оперативно включать в разрабатываемое ПО как все новые формы документов и их электронные форматы, так и алгоритмы проверки корректности авто– и (или) ручного их заполнения.

В рамках реализации стратегии развития информационного общества в Российской Федерации был разработан свой стандарт представления электронных налоговых документов, утвержденный приказом ФНС от 18.07.2008 №ММ-3-6/321@ в 2008 году.

Стандарт ФНС России базируется на следующих элементах:

• Спецификация языка разметки документов Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fifth Edition) (https://www.w3.org/TR/xml/), выпущенная консорциумом W3C, и связанные с ней спецификации для формирования электронных документов;
• Спецификация языка описания схем W3C XML Schema Definition Language (XSD) 1.1 (https://www.w3.org/XML/Schema), выпущенная консорциумом W3C, и связанные с ней спецификации для формирования формальных описаний форматов элементов электронных документов и форматов электронных документов;
• Словарь типовых элементов и их описаний (СТЭ);
• Справочник налоговой и бухгалтерской отчетности (СНБО).

Словарь типовых элементов содержит уникальные элементы, которые могут встречаться в любых налоговых документах и используется для унификации представления в электронном виде элементов налоговых документов и связей между ними.

Справочник форм, форматов и xsd-схем (СНБО), содержит альбом форм, порядки их заполнения, описания форматов электронного представления налоговых документов и xsd-схемы.

Разработка форм документов осуществляется в соответствии с утвержденным стандартом ФНС на основе:

• макета формы документа с пояснениями (размерность и обязательность показателей, описание обязательности представления отдельных листов формы документа, возможности повторения отдельных листов или групп листов формы документа);
• проекта порядка заполнения формы документа (при необходимости).

При разработке форматов электронного представления используются:

• форма документа;
• словарь типовых элементов;
• порядок заполнения формы документа;
• язык определения XML схем или XSD-схема;
• язык Schematron для описания условий логического контроля элементов электронного документа.

При разработке машиночитаемой доверенности (МЧД) используются следующие нормативные документы:

• Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
• Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856 «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему»;
• Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении требований к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронной форме»;
• Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях»;
• Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 222;
• Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 223;
• Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224;
• Протокол от 25 августа 2022 г. № ДЧ-П10-76пр совещании межведомственной рабочей группы по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности).

Особенности разработки единого налогового счёта (ЕНС):

Единый налоговый счёт позволяет заменить множество платежей по налогам и взносам с разными КБК и оплатой на единый расчётный счёт одной суммой.

Плюсы: простота оплаты налогов, минимизация ошибок в платежных документах, удобство учёта недоимок и переплат, возможная автоматизация процесса.

Минусы: сложность с подсчетом авансовых платежей, заморозка средств, долгий возврат в течение месяца.

Разработанные формы и форматы:

• Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей по налогам, страховых взносов.
• Заявление о применении особого порядка уплаты (перечисления) налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов посредством перечисления в бюджетную систему Российской Федерации единого налогового платежа организации, индивидуального предпринимателя.
• Заявление о возврате денежных средств, перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации в качестве единого налогового платежа организации, индивидуального предпринимателя.
• И другие...

Как правило формат разрабатывается на основании формы, поэтому очень важно разработать корректную форму. Некоторые неточности в разработке формы могут выявиться при разработке формата. (неверное количество знакомест, не реализована возможность повторения элементов, в форме просят указать символы, не предназначенные для дальнейшей обработки (крестики, галочки, подчеркивания), не используются классификаторы).

Форма и соответственно формат во время разработки претерпевают много корректировок – свои правки вносят методисты, юристы, тестировщики. Для некоторых документов количество итераций доходило до 10 – 15, прежде чем документ будет утвержден.

Скачать доклад «Юридически значимый электронный документооборот (форматы электронных документов, МЧД, практика получения электронных подписей)» вы можете по этой ссылке (~1.4МБ PowerPoint). Для запуска презентации на компьютере нажмите F5.